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2017-62281 – Coordinateur des services généraux H/F

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Titulaire exclusivement
Description du poste :
Activités principales : - Être l'interlocuteur privilégié avec le mainteneur du bâtiment et les utilisateurs du Centre de Recherche - S'assurer de la bonne application des prestations dues contractuellement par le mainteneur et les prestataires externes. - Centraliser les demandes d'interventions techniques émises par les utilisateurs et s'assurer de leurs réalisations auprès du gestionnaire du bâtiment. o Participer aux réunions hebdomadaires avec le mainteneur du bâtiment. o Participer avec le responsable financier et immobilier aux réunions trimestrielles avec le propriétaire du bâtiment et le mainteneur. - Surveillance avec le mainteneur des installations techniques du site, des travaux et entretien du bâtiment. - Participer aux opérations de contrôles de nettoyage des parties communes du bâtiment avec le mainteneur. - Participation à l'élaboration des cahiers des charges. - Recherche des fournisseurs en fonction des besoins et des marchés. - Participer aux négociations avec les fournisseurs, analyser les propositions et établir le meilleur rapport qualité/prix/délai dans le respect des budgets. - Participer au suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement liés à la fonction. - Planification et suivi des interventions en relation avec les prestataires. - Élaborer les plans de prévention des prestataires externes. - Coordonner les travaux des prestataires en fonction des activités des personnes travaillant à l'Institut de la Vision. - S'assurer de la qualité des prestations et de la stabilité des prestataires externes. - Remonter l'information sur les dysfonctionnements ou problèmes récurrents tant auprès des prestataires que de la direction.Encadrement : OUI Nb agents encadrés par catégorie : 1 B Conduite de projet : OUI

Connaissance, savoir : * Connaissances nécessaires pour occuper les fonctions - Connaissance générale des grands principes des marchés publics. - L'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure. - Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe. - Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats. - Conduire un projet* Aptitudes techniques spécifiques aux fonctions - Connaître les règles d'hygiène et de sécurité. - Savoir négocier avec les différents interlocuteurs. - Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse… - Avoir une vision générale de l'activité de l'Institut pour anticiper les demandes et les besoins.Savoir faire : - Savoir prendre en compte les attentes des utilisateurs et des contraintes liées à la recherche. - Prendre en compte les contraintes techniques du bâtiment. - Coordonner son action avec les autres services - Négocier des délais, des moyens avec le réseau, la sous-traitance, les fournisseurs et/ou les partenaires. - rédiger les clauses techniques d'un cahier des charges - Mobiliser les compétences autour d'un projet - Elaborer un budget - Rédiger des rapports ou des documents - Concevoir des tableaux de bordSavoir être : - Faire preuve de rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité, ...) - Savoir faire preuve d'adaptabilité de disponibilité - Avoir le sens du service client - Savoir faire face à des situations urgentes et/ou sensibles - Avoir le sens de l'écoute et un esprit d'ouverture. - Avoir le sens de l'anticipation et de la réactivité. - Savoir communiquer. - Être force de proposition
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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