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eac_jobculture_2016c


2017-63309 – Secrétaire administratif et pédagogique UFR 919 H/F

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
Mission : Gestion administrative et pédagogique au sein d'un département de formation Activités principales : - Gestion administrative des étudiants : Inscription administrative, suivi des conventions de stage) ; - Gestion pédagogique des étudiants : Suivi des dossiers de candidature des inscriptions pédagogiques (contrats), relevés de notes ; - Coordonner et saisir les emplois du temps de plusieurs spécialités et parcours, réserver les salles - Saisir et mettre en forme des documents divers (procès-verbaux d'examen, attestations de résultats) ; - Assurer les relations avec le service du planning (salles, copies d'examen, etc.…) et suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs ; - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du Département (informer les étudiants et les enseignants) ; Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ; - Organiser les jurys de délibération ; - Assurer la mise à disposition des moyens pédagogiques ; - Classer et archiver les documents d'informations ; - Enregistrer les messages, rendre compte et renseigner les tableaux de bord Encadrement : NON

Connaissances transversales requises : - Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France - Organisation et fonctionnement de l'UPMC - Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle - Notions de base en anglaisSavoir-faire : - Compétences avancées dans les outils de bureautique (Word, Excel, Courriel, Internet) ; - Connaître la structure des formations de l'UPMC ; - Utiliser le logiciel CASPER et les outils de gestion de planning ; - Planifier son travail - Proposer des améliorations - Travailler en équipeSavoir-faire transversaux : - Informer et rendre compte à sa hiérarchie - Rechercher l'information, la vérifier et la classer - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Savoir être : - Autonomie, méthode et rigueur - Qualités relationnelles, disponibilité - Sens de l'organisation et de la coordination
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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