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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Logistique
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
Missions : Dans le cadre des directives de la Direction générale de la formation et de l'insertion professionnelle (DGFIP), gérer le planning des amphithéâtres et des salles banalisées du Campus Jussieu, encadrer et coordonner les interventions techniques et logistiques effectuées dans ces locaux.Activités principales : - Gérer administrativement le parc de locaux communs d'enseignement du campus Jussieu : amphithéâtres et salles banalisées - Intégrer les données, contrôler et valider les demandes de locaux en fonction des profils établis en appliquant les procédures dédiées - Procéder aux mises à jour quotidiennes du planning des enseignements - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des locaux communs d'enseignement - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Participer à l'élaboration du planning des examens (régler et anticiper les compatibilités et disponibilités des locaux) - Participer à la gestion et à l'évolution du « logiciel planning » - Former et gérer les personnels sur l'utilisation du logiciel « planning » - Planifier, encadrer et coordonner les interventions techniques et logistiques dans les locaux communs d'enseignement - Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les services et entreprises intervenant dans les locaux communs d'enseignement - Assurer l'accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes - Procéder à l'archivage des pièces administratives - Veiller à l'intégrité, à la sécurité et à la confidentialité des données - Assurer l'interface avec les chefs d'équipe appariteursEncadrement : NON

Connaissance, savoir :- Méthodologie de la logistique (connaissance générale) - Mode de fonctionnement des unités de formation (connaissance générale) - Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base) - Marchés publics (notion de base) - Connaissances budgétaires générales (notion de base)Connaissances transversales requises :- Organisation et fonctionnement de l'UPMC - Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle - Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de rechercheDiplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle souhaitable : - Baccalauréat - Domaine de formation souhaité : logistique, secrétariat, gestion administrative, gestion et comptabilitéSavoir-faire : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (application) - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (maîtrise) - Communiquer et faire preuve de pédagogie (application) - Savoir rendre compte (maîtrise) - Mettre en œuvre des procédures et des règles (application) - Travailler en équipe (application) - Mettre en œuvre une démarche qualité (application)Savoir-faire transversaux : - Capacité à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances - Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins - Informer et rendre compte à sa hiérarchie - Rechercher l'information, la vérifier et la classer - Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externesSavoir être : - Autonomie - Rigueur / Fiabilité - Sens de l'organisation - Sens relationnel - Sens de l'initiative - Sens de la confidentialité
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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