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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
MISSION ET OBJECTIF : L'assistant/e en gestion administrative assure le secrétariat et le support technique et logistique du Bureau EMBRC de la DGRTT. ACTIVITÉS PRINCIPALES : • Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure • Traiter le courrier entrant et sortant, gérer l'agenda des chefs de bureau et les missions des chargés d'affaires • Réaliser des actes administratifs dans le respect des règles et des procédures des activités contractuelles de l'UPMC • Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité • Préparer les rapports financiers des contrats en support des chargés d'affaires • Assurer le lien avec les autres bureaux de la DGRTT et les directions de l'UPMC • Planifier/organiser des réunions (comités de valorisation, réunions des projets européens…) avec les différents partenaires (internes ou externes) • Rédiger des comptes rendus de réunions • Enregistrer et suivre les dossiers dans les bases de données de l'EMBRC (saisie des données, mises à jour…) • Renseigner la Directrice Exécutive sur l'état d'avancement des dossiers • Rechercher des données, organiser et alimenter des bases spécifiques • Assurer le suivi d'activités internes (production d'outils de suivi, préparation de bilans…) • Procéder à l'archivage des pièces administratives • Préparer les missions du personnel • Préparer les dossiers pour le remboursement des frais de mission du personnel

COMPÉTENCES (Les compétences attendues sur le poste peuvent être déclinées en) : • Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau minimum « B2 » • Rigueur, méthode et précision dans le travail • Maîtrise des logiciels bureautiques • Réactivité et disponibilité • Aisance relationnelle • Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes • Planifier son activité • Informer et rendre compte • Rechercher l'information, la vérifier et la classer • Connaissance générale des techniques de secrétariat • L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissementCOMPETENCES DESIRABLE : • Connaissance de la comptabilité dans le secteur public; • IT Skills, telles que la configuration de comptes de messagerie, de systèmes audio-visuels de conférences, de connexions Internet, de gestion de contenu Web, de réseaux privés virtuels, etc. • Expérience de la gestion des événements; • Connaissance des rapports financiers pour les projets de l'UE; • Possibilité de voyager et de travailler en dehors des heures normalesSAVOIR ETRE : • Personnalité loyale, fiable et discrète; • Consciente et ouverte; • Responsive; • Possibilité de traiter efficacement plusieurs tâches et modifier les tâches et les horaires; • Le candidat doit avoir intérêt à faire partie d'une équipe travaillant en collaboration pour construire l'EMBRC; • Possibilité de travailler occasionnellement au-delà des heures normales et de voyager.
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci
Langue / Niveau :
Anglais : B2 Niveau Avancé
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