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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire exclusivement
Description du poste :
MISSION ET OBJECTIF :L'assistante de direction assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique des responsables de service et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures au sein de la direction des ressources humaines (88 agents).L'assistante de direction est en lien direct avec le chef de bureau de la coordination administrative et financière sur les actes de gestion administrative et également sous sa responsabilité.ACTIVITÉS ESSENTIELLES :• Gestion du secrétariat des DRH et autres cadres de la DRH • Accueillir, orienter et renseigner les visiteurs et les correspondants téléphoniques • Traiter les informations et les dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité • Gérer les plannings des agendas, la messagerie • Organiser les rendez-vous, réunions, séminaires et autres… • Préparer les dossiers de rendez-vous et les instruire • Rédiger des notes et des courriers administratifs • Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues • Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés • Élaborer et mettre en œuvre des supports de communication • Effectuer la diffusion de documents de communication • Réaliser des opérations de gestion courante • Gérer la boîte mail générique de la direction • Procéder au classement et à l'archivage des pièces administratives et des dossiers • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée • Rendre compte de l'état d'avancement des demandesACTIVITÉS ASSOCIÉES :• Participer à la vie du bureau en lien avec les 2 autres pôles - Gestion financière : soutien administratif en cas de surcharge d'activité - Logistique/courrier : soutien de la gestion du circuit du courrier (internes et externes) et des parapheurs • Participer aux opérations de logistique de la DRH, d'organisation évènementielle (journée d'accueil, d'information concours, etc. • Participer à la réalisation de bilans d'activité • Participer à la rédaction et publication des pages web sur le site de l'espace des personnels de l'UPMC

Connaissance, savoir :• L'organisation et le fonctionnement de l'établissement • Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative • Connaissance des logiciels de traitement de texteSavoir-faire :• Rechercher, traiter l'information, la vérifier et la classer • Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels bureautiques • Planifier son activité • Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de ses missions • Travailler en équipe • Rendre compte de son activitéSavoir être :• Respecter la confidentialité, fiabilité • Sens du relationnel • Sens de l'organisation • Dynamisme, rigueur et polyvalence • Nécessité d'une plus grande polyvalence • Savoir gérer les urgences et résister au stress • Faire preuve d'autonomie • Esprit d'initiative et disponibilité
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci
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JobCulture.fr propose de nombreuses offres d'emplois et de stages dans la culture : 2017-84418 - Assistante de direction (h/f) voici le lien : http://www.jobculture.fr/emploi-culture/2017-84418-assistante-de-direction-hf/ -