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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Mission :Apporter, au sein du Pôle Relations Européennes du DPRE et auprès de son Responsable, une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de suivi de dossiers, d'accueil et de classement.Activités principales : • Assurer le secrétariat du responsable du Pôle : tenue de l'agenda, traitement et diffusion du courrier, gestion des congés, • Contribuer au traitement des informations et à leur transmission en interne et en externe auprès des entités concernées : Direction Générale, DPRE, Départements fonctionnels, ITMOs, Inserm-Transfert, partenaires institutionnels, Aviesan… • Participer à la préparation et au suivi des dossiers du Pôle et du responsable, • Organiser les déplacements nationaux ou européens du responsable du Pôle, les missions du Président directeur-général et/ou de la Directrice du DPRE dans le cadre de leur intervention ou participation aux manifestations et réunions européennes, • Organiser des réunions, • Assurer l'accueil téléphonique du Pôle, • Actualiser et tenir à jour l'archivage électronique du PRE, • Suivre et mettre à jour des tableaux de bords, • Rédiger des comptes rendus, des notes, des courriers, • En lien avec le Département de l'Information Scientifique et de la Communication, concevoir et mettre en forme les supports de communication internes et externes du DPRE • Traiter les commandes du Pôle (fournitures, missions/déplacements, ….) • Suppléer les assistantes du DPRE.

Connaissances : • Connaissance des procédures administratives • Connaissance de l'environnement de la fonction publique, des EPST • Connaissance du milieu de la recherche • Une connaissance de l'Inserm serait appréciée.Savoir-faire : • Maîtrise des outils et des logiciels informatiques (Word, Powerpoint, Excel, Access, Publisher…) • Excellente maîtrise de l'anglais (lu, écrit, parlé) • Capacité à transmettre, restituer et synthétiser l'information • Excellente gestion des dossiers • Priorisation, gestion des urgences et respect des délaisAptitudes : • Rigueur, sens de l'organisation et du travail en équipe • Sens des responsabilités et capacité d'initiative • Discrétion professionnelle et confidentialitéExpérience souhaitée : • Expérience confirmée en secrétariat et assistanat de directionDiplôme(s) souhaité(s) : • Bac +2/+3 Assistante de Direction, Assistante de manager et expérience sur une fonction similaire
Lieu d'affectation : 101 Rue de Tolbiac, 75013 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci
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