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2018-119422 – Assistant de direction chargé de la gestion administrative du service de formation continue F/H (2222)

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Mission : L' assistant de direction en charge de la gestion administrative est sous l'autorité hiérarchique du directeur et du responsable administratif et financier du service de formation continue. Il assure le secrétariat et l'assistance administrative, technique et logistique du service.Activités principales : - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative - Participer à la gestion administrative, et/ou des ressources humaines (campagnes de promotions, concours, gestion des congés, gestion des formations) de la structure en appliquant les procédures dédiées - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (partenaires) - Mettre en oeuvre et suivre le plan de formation du service - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le système d'information - Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité (Certification de services FCU).Encadrement : NON Conduite de projet : OUI

Connaissances transversales requises : - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique - Organisation et fonctionnement d'un EPSCP - Connaissances générales des techniques de secrétariat et de gestion administrative - Modes de fonctionnement des administrations publiques - Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention - Environnement et réseaux professionnels - Techniques d'élaboration de documents - Culture internet - Techniques de communication Savoir-faire : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en oeuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Mettre en oeuvre une démarche qualité Savoir être : - Sens de l'organisation - Capacité d'anticipation - Capacité d'autonomie - Rigueur - Sens relationnel Facteurs d'évolution à moyen terme : - Évolution des outils bureautiques - Diversification des fonctions - Tendance à la mutualisation des fonctions
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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