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2018-122570 – Adjoint en gestion administrative au bureau des stages F/H (réf.FDLL18)

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
Fonctions : Adjoint en gestion administrative au bureau des stages Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation BAP : J Emploi-type : Adjoint en gestion administrativeFonctions de l'agent : L'agent travaille en étroite collaboration avec le (la) responsable administratif (ve) du bureau des stages et son adjoint(e). Il (elle) travaille au sein du SCUIOIP et en lien étroit avec celui-ci.Ses missions principales sont les suivantes :- Fonctions d'accueil et de gestion des conventions de stage :  accueillir le public étudiant, l'informer et le conseiller sur les stages; décider du caractère recevable de la demande de convention de stage en fonction de la législation en vigueur; établir, gérer et archiver les conventions ; gérer les cas particuliers et les incidents en cours de stage.  Utiliser l'outil de gestion des conventions de stage pour l'établissement des conventions de stage et pour dresser les états récapitulatifs des stages- Fonctions de communication et de gestion de la relation entreprise :  communiquer avec les entreprises et les collectivités sur les droits et devoirs des stagiaires ainsi que sur la politique des stages au sein de l'établissement.  informer les enseignants, UFR, écoles doctorales ainsi que les maîtres de stages des conditions de réalisation des stages. participer aux manifestations de l'université autour de l'insertion professionnelle.Missions de l'agent :- Accueillir les étudiants et gérer les conventions de stage :  Accueillir des étudiants souhaitant effectuer un stage.  Aider et conseiller les étudiants dans leurs négociations avec les entreprises, en vue de l'établissement de conventions de stage et en cas de différend avec l'une des parties prenantes.  Délivrer les conventions de stage conformément à la règlementation en vigueur ; assurer les opérations afférentes à la gestion des conventions.  Informer les étudiants de leurs droits et devoirs ainsi que sur les démarches nécessaires à la réalisation de leur stage ; contribuer à les accompagner dans leurs recherches de stage.  Assurer un accueil téléphonique, permettant de répondre aux attentes des organismes d'accueil, des tuteurs en entreprise, des tuteurs enseignants, des UFR, des étudiants.  Participer à faire évoluer la procédure de saisie et de mise en œuvre des conventions de stage.  Participer aux actions de communication auprès de l'université sur les conditions de délivrance des conventions de stage et sur les droits et devoirs du stagiaire.  Fournir les éléments nécessaires à la constitution d'une base de données sur les entreprises partenaires du SCUIOIP.- Participer aux manifestations de l'université autour de l'insertion professionnelle : journées portes ouvertes des licences et masters, salons ..

Connaissances transversales requises : - Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France - Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université - Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle - Connaissance générale du domaine de l'orientation et de l'insertion professionnelle.Savoir-faire : - Utiliser des logiciels - Planifier son travail - Proposer des axes d'améliorations - Travailler en équipe - Aptitude à s'insérer dans une équipe de travail ayant un projet collectif, tout en sachant faire preuve d'initiative et de réactivité.Savoir-faire transversaux : - Informer et rendre compte à sa hiérarchie - Rechercher l'information, la vérifier et la classer - Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.Savoir être : - Excellent relationnel - Réactivité - Disponibilité - Autonomie - Organisation et Rigueur.
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
Niveau d'études min. requis : NIVEAU V : CAP ou BEP
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