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2018-123247 – Assistant.e de direction de l’ISVV

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Titulaire exclusivement
Description du poste :
L'assistant(e) de direction de l'Institut des Sciences de la Vigne et du Vin placé(e) sous l'autorité de la responsable administrative et financière est chargé(e) de l'ensemble du secrétariat de l'équipe de direction de la structure et de la gestion administrative du recrutement des CEV/ATV dans le cadre des formations dispensées à l'ISVV.- Assurer le secrétariat de direction de l'ISVV - Gérer les plannings et en particulier l'agenda du directeur - Gérer les dossiers de recrutements des vacataires d'enseignement sur la plateforme e-vacataires - Assurer la répartition et le suivi des enseignements des CEV/ATV et des statutaires dans SGSE - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports …), les reproduire et les diffuser - Retranscrire des informations orales à l'écrit - Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'Institut - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, ressources humaines ...) - Classer et archiver les documents et informations - Participer aux opérations de logistique de l'Institut, assister les personnels et les équipes

Savoirs :- Savoir appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures - Maîtriser les techniques de communication orale et écrite - Connaître l'organisation, le fonctionnement de l'Université de Bordeaux et des établissements et organismes partenairesSavoir-faire :- Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, power point) - Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique - Connaître SGSE , e-vacatairesSavoir-être :- Posséder d'excellentes aptitudes relationnelles - Être attentif aux relations avec les professionnels et les établissements partenaires - Sens de l'organisation et réactivité
Lieu d'affectation : 210 Chemin de Leysotte, 33140 Villenave-d'Ornon
Niveau d'études min. requis : NIVEAU V : CAP ou BEP
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