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2018-126148 – Coordonnateur de la surveillance des examens H/F

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Logistique
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Le coordonnateur de la surveillance est placé sous l'autorité hiérarchique du chef du Département de la Réservation des Salles et de la Surveillance (DRSS). Il est fonctionnellement en relation avec les services des examens et concours. Il prend connaissance des missions qui lui sont confiées auprès du chef de pôle du département. Ses deux principales missions sont la gestion administrative des surveillants et chefs de salle (affectation, convocation, rémunération et évaluation) et leur encadrement pendant les épreuves. Le vivier de surveillants mis à la disposition des coordonnateurs du département est d'environ 1000 personnes. Les équipes de surveillance à constituer sont plus ou moins importantes : de quelques dizaines à un peu plus de cent surveillants. Le coordonnateur affecte les intervenants selon des critères de disponibilité. Il les convoque et contrôle le service fait avant de préparer les éléments de rémunération. Le jour des épreuves, il se rend sur site pour animer et coordonner les équipes de surveillance. En l'absence d'un représentant des services des examens et concours, il représente le SIEC devant les candidats. Le coordonnateur s'assure de la qualité de la prestation de surveillance. Il participe ainsi à la sécurisation des épreuves et à la reconnaissance des dispositifs de certification ou de recrutement.Activités principales :• Gestion des surveillants pendant les épreuves : − Accueillir les personnels de surveillance (chefs de groupe et surveillants) et contrôler leur répartition sur site − Remettre les documents et les matériels d'organisation aux chefs de salle − Gérer les documents d'épreuves − Gérer la relation avec les candidats En l'absence d'un représentant du service des examens et concours : − Passer les consignes générales ou particulières et veiller à leur application − Faire respecter les horaires de début et de fin d'épreuves − Renseigner le procès verbal d'épreuve• Gestion administrative : − Choisir des surveillants dans un vivier selon des critères de disponibilité − Affecter et convoquer les surveillants selon les procédures définies − Transmettre les consignes aux chefs de salles − Contrôler et valider les services faits − Préparer la liquidation et participer à la préparation de la paie − Suivre son activité (tableaux et documents de suivi) − • Responsabilités et Relations fonctionnelles Le coordonnateur est responsable des actes administratifs engageant la responsabilité de l'administration (rédaction du procès verbal d'épreuve, contrôle de l'émargement des intervenants, etc.). Il contrôle et maîtrise la dépense. Il est en lien avec le Chef du DRSS et fait face aux difficultés imprévisibles pendant les épreuves. Le coordonnateur collabore avec les services de gestion des candidats qui définissent les consignes à transmettre aux équipes de surveillance et à faire appliquer par les candidats.

Connaissance, savoir : - Mettre en œuvre des gestes et postures professionnels - Connaître les protocoles et procédures relatifs aux examens et concours (compétence à acquérir après la prise de fonction) - Appréhender les particularités liées au handicapSavoir-faire : - Maîtriser les outils de bureautique (traitement de texte/tableur/messagerie) - Travailler en réseau au sein d'une équipe - Prendre la parole en public - Appliquer et faire appliquer les procédures internes - Former et informer les surveillantsSavoir-être : - Adapter sa communication aux interlocuteurs : candidats, surveillants, gestionnaires, prestataires - Créer et développer une relation de confiance avec les candidats pendant les épreuves - Rester calme, résister au stress le jour des épreuves - Détecter et mesurer les risques - Entretenir une communication permanente et efficace avec les services des examens et concours - Partager ses expériences et collaborer avec les services des examens et concours ou services d'appui (logistique, informatique, communication, etc.) - Mettre à jour ses connaissances, suivre des formations en vue de s'adapter aux évolutions techniques et d'organisation
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