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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Mission principale :Le/La chargé-e de gestion administrative s'assure de l'organisation des enseignements de l'UFR dans ses aspects planning et rémunération des interventions.Il/Elle a en charge également la gestion des séjours d'études des étudiants entrants Erasmus et programmes d'échanges internationauxActivités principales :Gérer les plannings des formations de l'UFR (L3, M1 et M2) - Etablir, en relation avec le service du planning et les gestionnaires des différents diplômes, les plannings des enseignements pour chaque rentrée universitaire, en prenant en compte les demandes de modification de salle. - Gérer les absences et les demandes de rattrapage tout au long des deux semestres d'enseignement.Gérer les séjours d'études et les dossiers des étudiants entrants en programme d'échange et Erasmus- Accueillir, informer et conseiller les étudiants entrants - Gérer les inscriptions pédagogiques (environ 50 étudiants pour chacun des deux semestres), - Vérifier et finaliser les contrats d'études en collaboration avec l'enseignant délégué des RI - Suivre leur séjour d'études dans leurs aspects enseignements et évaluations, en relation avec les UFR (EDS, UFR Histoire ..) - vérifier et établir les relevés de notes et de crédits obtenus, puis transmission aux université partenaires, - en relation avec les universités partenaires : - Suivre les séjours d'études des étudiants américains basés à Paris et établir de bonnes relations avec les universités partenaires ( EDUCO, Middlebury, Brown, MICEFA, TUFTS University) - Inscrire et suivre les séjours d'études de 10 étudiants entrants (convention d'échanges), en relation étroite avec l'American University of Paris (AUP) Gérer les dossiers de rémunération des vacataires d'enseignement de l'UFR (80 dossiers) - Constituer les dossiers de rémunération. Collecter les documents et effectuer un contrôle réglementaire des pièces nécessaires - Elaborer les contrats d'enseignement et les présenter pour signature aux intéressés.- Etablir les états de liquidation à l'issue des enseignements, les faire viser avant de les mettre en paiement. - Transmettre les dossiers complets à la Direction RH - Effectuer les relances et remonter les données statistiques Organiser et gérer la Prépa Journalisme (DU) - campagne de candidature, organisation des épreuves de sélection - Inscription et suivi des dossiers étudiants - organisation des enseignements et planning - délivrance du diplôme Gérer la logistique des enseignements - Enregistrer les demandes de matériel spécifique : vidéo, portables ou audio - Gérer le prêt des appareils et en contrôler les retours

Compétences requises ou souhaitées : - savoir utiliser les logiciels APOGEE, AGASSE, Hyperplanning - savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird - savoir rédiger - accueillir le public et être à son écoute - connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche, ainsi que l'organisation de l'université - connaître l'organisation de la composante et ses activités, ainsi que l'organisation et la réglementation des cursus universitaires- savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise - savoir s'impliquer dans un travail de groupe - savoir être organisé et méthodique, - ponctualité, grande disponibilité, amplitude journalière modifiée à certaines périodes (rentrée et examens) - polyvalence entre secrétariats ce qui implique, en cas d'accueil trop intense, d'intervenir spontanément pour apporter son aide, ou en cas d'absence, d'accueillir les publics du secrétariat absent. - savoir transmettre les problèmes en temps réel
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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