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2018-138282 – Assistant de gestion RH (corps des adjoints administratifs) H/F

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Gestion budgétaire et financière
Nature du poste recherché : Titulaire exclusivement
Description du poste :
Un poste vacant, à pourvoir dès que possible. Le poste est ouvert uniquement aux agents titulaires des trois fonctions publiques.Sous l'autorité du responsable du pôle gestion administrative et financière, il est chargé du traitement, du suivi et de l'archivage des dossiers administratifs liés à l'exécution des dépenses pour l'ensemble des services de la direction. Dans le cadre de sa mission, il traite l'engagement de dépense de manière essentiellement dématérialisée (scan des documents, enregistrements, rattachement des documents à l'engagement juridique).Dans le cadre de l'engagement des dépenses pour l'ensemble des services de la DRH, vous êtes en contact avec les différents prestataires, vous gérez les demandes de devis, effectuez les saisies des pré-EJ (engagements juridiques), dans le respect des règles de la comptabilité publique, des marchés publics et des procédures internes. Vous êtes en charge des attestations de services faits, et de la préparation des dossiers pour la direction juridique et financière (copies de devis, engagements juridiques, certificats administratifs…).Concernant les dépenses à caractère social, vous avez en charge la gestion duservice médical (matériels de laboratoires, médicaments, visites médicales, factures d'analyses, suivi des contrats de nettoyage de blouses des infirmières, de location de bouteille d'oxygène, ramassage de déchets…). Vous vous occupez des chèques vacances, des commissions secours ainsi que de toute autre action sociale (commande spécifique pour aménagements de poste, remboursements de pots de départs à la retraite).Dans le cadre des dépenses de fonctionnement, vous êtes en charge de la reprographie, des prestations CTP/CHS et des annonces de recrutement. Vous êtes également responsable de la documentation, de la gestion des fournitures (de bureau et d'informatique) pour l'ensemble des services de la DRH et des partenaires sociaux.Par ailleurs, vous prenez part à l'exécution des marchés de la D.R.H, notamment à travers la mise en œuvre du marché des vêtements de travail. Vous vérifiez les forfaits avec les directions, êtes en relation avec les fournisseurs. Vous réceptionnez les cartes, que vous contrôlez et remettez aux directions.Vous êtes également chargé de la mise en œuvre du marché du Noël des enfants. Vous gérez la réception des bons que vous contrôlez avant de les remettre aux directions.

Vous êtes titulaire du baccalauréat, d'un brevet de technicien supérieur ou de tout autre diplôme de niveau équivalent, le cas échéant, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans sur des fonctions similaires. Vous justifiez d'une connaissance approfondie des règles et procédures de gestion au sein d'un établissement public. Vous connaissez parfaitement les circuits administratifs et vous êtes familiarisé avec les règles des marchés publics. Vous êtes capable d'organiser votre travail en respectant les objectifs et les délais. Vous savez rédiger des documents administratifs. Vous êtes capable d'actualiser vos connaissances en matière de procédure interne. Vous avez le sens de la rigueur et de la confidentialité. Vous maîtrisez les outils bureautiques standards (Excel, Word) ainsi que les applications informatiques propres à votre spécialité (notamment SIREPA). Méthodique, vos qualités relationelles vous permettent de dialoguer et travailler avec des partenaires professionnels internes ou externes et de communiquer des informations à différents publics.
Lieu d'affectation : 75004 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel
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