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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Culture et patrimoine
Nature du poste recherché : Titulaire exclusivement
Description du poste :
Raison d'être : l'assistant de direction est chargé d'apporter une aide continue et adaptée au Directeur et à l'Administratrice générale en termes d'organisation, d'information et de suivi de documents ainsi que de relations avec les publics et partenaires internes et externes. Il assure un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des différents interlocuteurs de la Direction et au besoin, d'autres services du musée. Il travaille en lien étroit avec les différents services du musée ainsi qu'avec le pôle culture afin d'assurer la bonne circulation et transmission des informations et des documents administratifs. L'assistant est amené à préparer et analyser les premiers éléments d'un dossier en vue de rendez-vous ou de réponses à apporter à des interlocuteurs. Dimension et moyens : . Moyens bureautiques : ordinateur avec messagerie électronique, agenda électronique, imprimante, fax, téléphone Contexte et environnement : . Positionnement central et transversal de l'agent au sein du PBA . Importante fonction d'accueil physique et téléphonique . Horaires de bureau avec temps plein impératif et souplesse dans les horaires . Travail d'équipe en plus du travail spécifique à la Direction Domaines d'intervention : INFORMATION ET COMMUNICATION • Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction et de l'Administration générale et tenir le registre des appels • Recevoir, orienter et diffuser les informations liées à l'activité de la Direction et de l'Administration générale auprès des différents services du musée, voire externe au besoin ASSISTANAT DE DIRECTION • Gérer l'agenda du Directeur et de l'Administratrice général e, organiser ses réunions, rendez-vous et déplacements • Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier départ-arrivée ; participer au suivi et à la bonne transmission des réponses • Réceptionner et assurer le suivi des parapheurs au visa du directeur et de l'administratrice générale dans le respect des délais • Rédiger tout document utile à l'activité de la Direction et de l'administration générale (compte-rendus, notes, courriers) • Organiser et suivre le classement et l'archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par le Directeur et l'Administratrice général e ; en assurer la mise à jour régulière ; s'assurer de la disponibilité de l'information • Participer au suivi de l'activité : rédiger des rapports et bilans d'activité, élaborer et suivre des tableaux de bord. • Participe aux réunions de service et de direction et en assure les compte-rendus MISSIONS TRANSVERSALES POUR LE PALAIS DES BEAUX-ARTS • Assure la distribution du courrier aux différents services du musée Responsabilités et Résultats attendus : • Information et communication : - Contribuer à une diffusion fluide et continue de l'information au sein du pôle Culture et en externe -

COMPETENCES METIER (CONNAISSANCES, SAVOIR FAIRE) • Niveau de diplôme bac + 2 avec formation de type « Assistant de direction » • Maîtrise des techniques de secrétariat et de classement • Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe (rédaction de notes, courriers, rapports) • Capacités à prendre en main un dossier et de suivre son exécution auprès de sa hiérarchie • Parfaite maîtrise des logiciels Word, Excel, de la messagerie électronique, de l'Intranet et d'Internet ainsi que des outils bureautiques • Bonne connaissance du fonctionnement administratif et des procédures des collectivités territoriales • Intérêt pour le secteur culturel ; connaissance appréciée des réseaux et acteurs du domaine • Pratique de l'anglais souhaitée COMPETENCES COMPORTEMENTALES (QUALITES REQUISES) Grand sens relationnel (capacité d'adaptation à des interlocuteurs variés, sens de l'écoute et courtoisie, diplomatie et fermeté) • Très bonne présentation • Sens de l'organisation et grande rigueur ; respect des délais • Réactivité, sens de l'initiative et autonomie (capacité à aller chercher les informations, à les analyser et à les transmettre de façon pertinente) • Très grande discrétion et respect du devoir de réserve • Maîtrise de soi et capacité de gestion du stress • Esprit d'équipe (travail en lien étroit avec les équipes du musée) • Capacité d'analyse et de synthèse, notamment dans le retour d'informations auprès de la direction • Disponibilité et souplesse
Lieu d'affectation : lille, France
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