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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Missions du poste : - Assister la direction du SUAIO dans la gestion du dossier Parcoursup, la gestion administrative du service, le suivi et le bilan des actions - Accompagner la mise en œuvre des actions du SUAIO et en particulier sur le campus de Cité scientifiqueActivités principales et associées : 1. Auprès de la direction (basée à Cité scientifique) Assister la direction au suivi du dossier Parcoursup : - paramétrage des informations sur la plateforme – assistance à l'utilisation auprès des composantes et gestion des droits d'accès à la plate forme des membres des commissions et administratifs concernés - préparation des documents en vue de la CFVU - contribution au bilan – accompagnement des publics en lien avec les SUAIO des campus, gestion de la nouvelle boite mail parcoursup.ulille dédiée au grand public pour les demandes de renseignement sur la procédure Parcoursup.Assister la direction du SUAIO quant au suivi budgétaire : Suivi des dépenses du SUAIO au niveau central, tenu d'un tableau de bord des dépenses par action - Demande d'achat et suivi des ordres de mission de la direction - Réalisation des demandes d'achats, suivi d'ordres de missions ou recrutement et déclaration d'heures des actions sous conventions ou des dispositifs particuliers en lien le cas échéant avec les composantes (Parcours d'excellence - Faites de la science ou sciences itinérantes par exemple) et contribution au bilan budgétaire de ces actions.2 - Mise en œuvre des actions du SUAIO Répondre aux sollicitations du public du campus de cité scientifique (élèves, étudiants, parents notamment) par mèls et téléphones : informations sur les formations, sur les procédures (parcoursup, validations, inscriptions par exemple) et au besoin renvoi de la demande vers les chargé-e-s d'orientation ou psychologues de l'Éducation Nationale. Contribuer à l'organisation logistique du dispositif Parcours d'excellence : réservation de lieux, demandes d'achat dédiés, gestion de plannings, contribution au bilan qualitatif et quantitatif Contribuer à la réalisation des documents d'informations édités par le service (papier ou web).

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel : - Connaissance du fonctionnement de l'université, de ses missions, d son organisation - Connaissance de l'organisation des licences, masters notamment ; des domaines de formations développées par l'université - Connaissance des modalités d'admission et des procédures, en particulier Parcoursup - Connaissances de missions du SUAIO - Connaissances des procédures relatives aux achats, missions, recrutement et paie des vacataires ou contractuels étudiantsSavoir-faire opérationnels : - Informer, communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion - Savoir mettre en œuvre les procédures administratives de l'établissement : EVAD, demande d'achat, demande atlas,, etc - Technique d'élaboration de documents - maitrise de Word et Excel - Connaissance de Typo 3 et Indesign appréciéeSavoir-faire comportementaux : - Travail en équipe, travail en mode gestion de projets avec des interlocuteurs internes ou externes au service et à l'établissement (collèges dans le cadre des parcours d'Excellence par exemple) - Qualité relationnelles nécessaires à des fonctions d'accueil du public : accueil, écoute bienveillante, reformulation - Rigueur dans la gestion des actions, dans leur programmation, dans la gestion administrative (tableau de bord) - Capacités d'adaptation à des interlocuteurs variés - Gestion du stress en cas de Pics d'activités : respect du calendrier de Parcoursup notamment
Lieu d'affectation : 59650 Villeneuve D'Ascq, France
Niveau d'études min. requis : Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel
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