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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Mission :Assurer un rôle d'assistante auprès de la direction du département (une directrice et un(e) adjoint(e)) et plus globalement auprès des 6 chefs de service et bureau.Activités principales :- Missions de secrétariat classique :• Tenir l'agenda de la directrice du département et son adjoint(e) et anticiper la préparation des dossiers pour les réunions et déplacements qui en découlent • Accueil physique et téléphonique • Gestion du courrier, des mails, archivage et classement- Gestion administrative, logistique et budgétaire :• Gestion des contacts de la direction • Rédaction d'emails, courriers à la signature des responsables, comptes rendus, saisie de courriers et notes diverses • Organisation de rendez-vous et réunions internes ou externes (assurer l'organisation et la logistique) • Participation aux réunions du département : prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivi de la mise en œuvre des décisions • Préparation des fonds de dossiers afférents aux réunions et missions • Organisation des missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, commandes de prestations de services, gestion des notes de frais, engagement des dépenses sur SAFIr • Organisation du séminaire du département • Gestion des demandes de dérogations pour les hébergements de missionnaires, provenant du Siège ou des délégations régionales • Suivi des dossiers des personnels y compris dans les outils RH mis à disposition (GAIA appréciation, SIRENE congés et formations) et notamment paramétrage des des personnels lors des changements liés aux départs et arrivées de personnels • Suivi et coordination des informations de demandes de moyens RH dans l'application ARIANE, y compris les paramétrages techniques utiles • Créations ou suppressions de compte domaine ou compte courriel liés aux arrivées et départs de personnels • Suivi des crédits de vacation du département • Pilotage et suivi du budget de fonctionnement du département

Connaissances : • Savoir utiliser le progiciel de gestion SAFIrSavoir-faire :• Maîtriser les techniques de l'assistanat et les outils bureautiques et informatiques courants • Maîtriser l'expression orale et écrite • Savoir anticiper et gérer les prioritésAptitudes :• Sens des responsabilités et discrétion • Qualités relationnelles • Sens de la communication et du travail en équipe • Rigueur et capacité d'organisation • Force de proposition et esprit d'initiative • Capacités d'adaptation et de polyvalenceExpérience souhaitée : Expérience souhaitée dans l'assistanat de directionDiplôme(s) souhaité(s) : Bac à bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager
Lieu d'affectation : 101 rue de tolbiac 75013 Paris
Niveau d'études min. requis : Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel
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