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2018-147999 – Assistant·e de l’unité Risques Sismique et Volcanique

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Vous serez principalement chargé·e de : - Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission (création, suivi et enregistrement) et inscriptions aux colloques, réserver les titres de transport et d'hôtel ; - Organiser le transport de matériel sismologique par fret routier, maritime ou aérien (facture pro forma, carnet ATA, …) ; - Gérer les demandes d'achat et de sous-traitance (saisie des demandes d'achat, édition des bons de commande et des bordereaux de réception), et réceptionner les livraisons ; - Gérer l'agenda de votre responsable d'unité et des personnels relevant de l'unité (rendez-vous, suivi d'absence) ; - Relire, diffuser, classer et archiver les offres de service de l'Unité ; - Assister les chefs de projets pour la gestion administrative des projets, la relecture de rapport ou l'aide à la mise en page, et la relance des clients ; - Etablir et mettre à jour les listes de références commerciales et recherche de l'unité ; - Organiser les visites et participer à l'organisation de conférences internes et externes ; - Mettre à jour la page Ariane de l'Unité, et la récolte des faits marquants ; - Gérer les CV de l'unité aux différents formats, gérer les listes d'EPE et de descriptions de poste ; - Assurer la gestion administrative des agents non permanents (CDD, stagiaires, thésards…) : suivi des demandes de stages et des conventions de stage, formalités administratives avec les étudiants étrangers ; - Gérer la documentation et les archives ; - Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ; - Traiter le courrier (enregistrement, diffusion et suivi) ; - Rédiger des comptes rendus, courriers, courriels en français et en anglais, gérer les contacts ; - Traiter l'information en vérifiant sa bonne circulation au sein de l'unité, notamment par les outils collaboratifs Teams ; - Apporter un soutien à l'ensemble des collaborateurs du BRGM dans l'usage des outils du numérique, en particulier sur l'exploitation des outils de visioconférence, messageries instantanées (Skype Entreprise) et outils de partage sous Office 365. - Travailler en collaboration avec les autres secrétaires et assistantes de la direction dans un cadre permanent de binôme.et assurer le remplacement de l'assistante de direction de DRP en cas de besoin,

Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes : - Bonnes qualités relationnelles, discrétion ; - Motivation pour le travail en équipe ; - Capacité d'autonomie, de réactivité et d'initiative ; - Rigueur dans l'organisation, la mutualisation et le travail collaboratif ; - Maîtrise des outils bureautiques du pack Office (WORD, EXCEL, OUTLOOK, POWERPOINT) ; - Maîtrise d'Opale, d'Ariane et de Teams ; - Bonne connaissance et aisance dans l'utilisation des outils de bureautique et digitaux (réseaux sociaux, messagerie instantanée, Visio conférence, …) ; - Capacité à travailler en anglais dans une équipe multiculturelle (agents anglophones, partenaires extérieurs).
Niveau d'études min. requis : Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci
Langue / Niveau :
Anglais : Courant
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