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2018-148653 – Assistante administrative – unité de recherche 14

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Les missions consistent à : - assurer le secrétariat courant de l'unité (courriers, accueil physique et téléphonique, gestion du planning des réunions, gestion des fournitures, archivage des informations, reprographe, numérisation), - gérer les ordres de mission et états de frais des missions des chercheurs (outil GFD), inscription aux colloques (en France et à l'étranger), achat en ligne des titres de transport et suivi ; - organiser les manifestations scientifiques (prise en charge des missions des intervenants, réservation des salles, coordination avec les services de l'Ined et les prestataires extérieurs, mise en forme du programme, diffusion, accueil des participants, etc.) ; - assurer le suivi du budget des projets de recherche, générer les bons de commande pour les dépenses de fonctionnement (logiciel SIREPA) - aider à l'accueil et au suivi des personnels non permanents de l'unité (doctorants, chercheurs associés, chercheurs étrangers…) ; - rédaction de comptes-rendus - mettre en place et alimenter une archive de l'unité ; mise en place d'un « mini site » Web pour l'unité.

Diplôme minimum requis : baccalauréat ou bac+2(BTS).Compétences, savoir-faire et savoir-être : - Expérience dans le domaine du secrétariat et assistanat (maîtrise de Word et Excel ; utilisation d'un outil de gestion budgétaire et comptable (SIREPA ou équivalent)) - Expérience dans l'organisation d'événements (séminaires, rencontres, ateliers, etc.) - Bon niveau d'anglais.Qualités requises pour le poste : - Autonomie et sens de l'organisation (anticipation, hiérarchisation des tâches) ; rigueur - Fiabilité et disponibilité - Sens du relationnel auprès d'un public très varié - Adaptation aux nouvelles techniques et souhait de se former pour acquérir de nouvelles compétences.
Niveau d'études min. requis : Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci
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