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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Culture et patrimoine
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
MISSIONS L'assistant (e) est placé (e) sous l'autorité directe du chef du département des affaires juridiques et immobilières. Il (elle) assiste ce dernier et l'ensemble des collaborateurs dans diverses tâches matérielles afférentes à leur activité.Le département est composé de trois pôles (pôle commande publique – pôle conseil juridique et politique immobilière – pôle achats), d'un archiviste, d'un expert juridique valorisation du patrimoine immobilier, et des patrimoines matériels et immatériels du CMN et des deux assistants (es).Un(e) assistant(e) est chargé(e) du suivi du pôle conseil juridique et politique immobilière.Le poste ouvert à la vacance est principalement dédié au suivi du pôle commande publique. A ce titre, l'assistant (e) prend en charge l'ensemble des missions ci-après décrite et assure l'ensemble du secrétariat de l'ensemble du département en l'absence de l'autre assistant (e).ACTIVITES Il (elle) a pour missions :  Suivi des tâches de secrétariat du département (réservation de salle, organisation de réunion, enregistrement et suivi du courrier (entrant et sortant), des parapheurs, accueil téléphonique et prise des messages du département, gestion des fournitures, gestion administrative des nouveaux arrivants,  Mise à jour permanente de l'ensemble des tableaux de suivi du pôle conseil,  Archivage papier et informatique des marchés, contentieux, notes, …  Prise en charge du recensement des marchés,  Prise en charge de la réception et de la transmission aux services des offres (y compris téléchargement des offres depuis les plateformes vers le réseau – ouverture des offres et réalisation de la vérification de la complétude des pièces – le cas échéant en lien avec le juriste demande leur mise à jour),  Organisation des commissions internes des marchés (CIM) et préparation des documents nécessaires à la CIM (PV, avis…),  Suivi des notifications et de l'aspect administratif des procédures (attestations sociales et fiscales, questionnaires diversité…),  Prise en charge du suivi des reconductions de l'ensemble des marchés,  Relancer les services et monuments sur les marchés non retournés au département,  Mise en place et suivi de l'archivage papier et électronique et définitif en lien avec l'archiviste (rédaction des fiches d'archivages, stockage et enlèvement) – scan de l'ensemble des pièces pour les mettre sur le réseau commun selon une arborescence commune et similaire à l'ensemble des marchés,  Transmission aux monuments, aux services du siège et aux tiers extérieurs (rédaction des courriers de transmission) des marchés et autres documents rédigés par l'équipe du département,  Rédaction de certains courriers,  De proposer des améliorations sur les outils de suivi du pôle,  Traitement des dossiers pour envoi au contrôleur budgétaire et comptable (en lien avec l'autre assistant (e)),  Rédaction de certaines des délibérations du conseil d'administration (...)

PROFIL RECHERCHECOMPETENCES ET EXPERIENCES  Diplômé bac ou BTS secrétariat juridique + avec expérience professionnelle de 5 ans minimum dans une fonction équivalente.SAVOIR-FAIRE OPERATIONNEL  Maîtrise des méthodes de classement ;  Capacité et grande aisance rédactionnelle ;  Capacité relationnelle et sens de l'accueil ;  Capacité à assister de façon indépendante l'ensemble de l'équipe du département ;  Capacité à hiérarchiser l'urgence des demandes ;  Capacité de planification ;  Maîtrise des outils bureautiques ;SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL  Capacité à travailler en équipe ;  Sens de l'organisation ;  Excellente capacité relationnelle indispensable pour assurer un lien de qualité avec les services et les monuments (écoute et pédagogie) ;  Réactivité ;  Capacité à prendre des initiatives.ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL Liaisons hiérarchiques : Rattachement direct au Chef de département Liaisons fonctionnelles : Interactions avec tous les services du siège de l'établissement, les monuments, les services du MC et des administrations (y compris territoriales), avec les partenaires locaux publics et privés, les fournisseurs et prestataires du CMN.
Lieu d'affectation : 75001 Paris, France
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