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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Culture et patrimoine
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
MISSIONSAu sein d'une équipe de 9 personnes et sous l'autorité du chef de pôle des affaires financières, le gestionnaire administratif assure le suivi administratif pour l'ensemble du service.ACTIVITESEn matière de suivi administratif des marchés :  Il (elle) tient les tableaux de bord de suivi des marchés du pôle ;  Il (elle) vérifie les pièces constitutives des marchés et le cas échéant, demande leur mise à jour (formulaires DC1 et DC2, attestations de régularité fiscale et d'assurances, etc…) ;  Il (elle) vérifie les courriers et documents administratifs (lettres de rejet, acceptation des sous-traitants, nantissements, décisions, etc.) avant notification ;  Il (elle) assure le suivi, le classement et l'archivage des marchés (ordres de service, avenants, décisions, etc…) ;  Il (elle) assure la transmission des marchés dans le circuit de signatures, le suivi et la notification des marchés et avenants ;  Il (elle) scanne l'ensemble des pièces liées à l'exécution des marchés sur le serveur commun pour mise à disposition de la direction et des pôles opérationnels ;  Il (elle) transmet les budgets d'opération pour signature et enregistrement sur le serveur ;  Il (elle) assure une veille juridique ;  Il (elle) met à jour des documents types (marché, contrat, avenant, …) ;  Il (elle) met à jour des modèles types de documents administratifs (courriers de notification, décisions, fiches de circulation…).En matière de suivi financier des marchés :  Il (elle) vérifie les fiches navettes engagements et les pièces justificatives ;  Il (elle) appuie et accompagne les services pour l'engagement des marchés ;  Il (elle) transmet les marchés aux gestionnaires du pôle des affaires financières pour engagement.En matière d'activités propres à la conduite des opérations de travaux :  Il (elle) assure la gestion du courrier pour l'ensemble du pôle ;  Il (elle) assure le classement et l'archivage des dossiers marchés.

PROFIL RECHERCHECOMPETENCES ET EXPERIENCES  Niveau BAC minimum ;  Expérience professionnelle d'au moins 2 ans dans un poste équivalent ;  Maitrise du suivi des marchés publics et connaissances mises à jour sur les marchés publics ;  Première expérience dans un service de maitrise d'ouvrage ou de maitrise d'œuvre ;  Maitrise des outils bureautiques.SAVOIR-FAIRE OPERATIONNEL  Rédaction de documents administratifs ;  Capacité à organiser le travail d'une unité, à gérer des plannings, à suivre plusieurs activités simultanément.SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL • Sens relationnel ; • Sens de la communication ; • Sens de la méthode et de l'organisation ; • Réactivité.ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL Liaisons hiérarchiques : Rattachement au chef du pôle des affaires financières Liaisons fonctionnelles : Interactions avec les autres directions du siège de l'établissement, les monuments, les entreprises.
Lieu d'affectation : 75001 Paris, France
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