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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
Missions principales : L'assistant de formation gère au quotidien des actions de formation continue de la faculté de médecine avec les moyens humains, matériels et financiers correspondants. Placé-e sous l'autorité du responsable de la scolarité, il/elle est l'interlocuteur privilégié du responsable de la formation et interagit avec l'ensemble des services supports de la faculté de médecine (financier, RH, logistique, communication) et le service commun de la formation continue de l'université. Les missions principales du poste sont - Suivi administratif et financier des actions de formation - Suivi et accompagnement des apprenants - Elaboration, suivi, mise à jour et classement des dossiers concernant les formations et les apprenants - Suivi logistique des actions de formation - Accueil, information et orientation de différents interlocuteursActivités essentielles : 1/ Suivi administratif et financier des actions de formation - Production des documents liés à l'action de formation en lien avec le service commun de formation continue de l'université - Saisie d'informations concernant les formations et les stagiaires dans des bases de données et logiciels permettant d'assurer la gestion administrative et financière des formations (réalisation des commandes relatives à la formation et suivi des heures d'enseignement réalisées par les enseignants) - Suivi des apprenants (absences, évaluations) et identification des anomalies - Information de différents interlocuteurs en cas d'anomalies et traitement des anomalies - Réalisation de bilans des formations réalisées (reporting) - Vérification et édition des différents documents en aval des actions de formation - Classement et archivage des dossiers liés aux formations et aux apprenants2. Organisation et logistique des actions de formation - Diffusion d'informations et communication sur les actions formation en amont - Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple : salle, matériel, logiciel, documents) - Vérification de la présence des apprenants et des enseignants - Suivi du planning des formations - Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard - Alerte en cas d'aléas (par exemple : absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel) et suivi de la résolution de l'incident - Suivi et mise à jour de procédures liées à l'organisation administrative des actions de formation3. Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation - Traitement du courrier et des mails - Recherche d'informations (financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants - Diffusion et transmission des informations au responsable de la formation, à l'équipe pédagogique, aux services supports (reporting)4. Suivi de la scolarité des apprenants (cf fiche de poste)

savoir sur l'environnement professionnel • Avoir une bonne connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'université • Connaissance de la règlementation applicable aux activités de formation continue • Intérêt pour les activités de formation en santésavoir-faire opérationnel • Connaître les logiciels spécifiques à la gestion administrative et pédagogique de la formation (CanditOnLine, Sifac, Apogée) • Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des apprenants lors de leurs inscriptions ou de leur parcours de formation ' Savoir anticiper l'organisation des examens dans un contexte souvent difficile (calendriers serrés) • Avoir le sens de l'organisation • Posséder une très bonne expression orale et écrite • Maîtriser obligatoirement l'utilisation de logiciels informatiques et bureautiques autres que ceux utilisés spécifiquement pour la gestion de scolarité (suite Microsoft office) • Savoir hiérarchiser l'importance des courriels et des appels téléphoniques • Savoir respecter les plannings • Savoir rendre compte de son activité professionnelle • Identifier les points d'amélioration de la réalisation de la formation à son niveau d'activité • Savoir lire des documents de langue anglaise et si besoin écrire des courriels en anglaissavoir-faire comportemental • Savoir travailler en autonomie et en équipe • Avoir le sens du contact • Etre capable de s'adapter et d'être polyvalent • Etre réactif • Savoir intégrer les innovations et les réformes • Participer à l'amélioration continue des méthodes de travail.
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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