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2019-151865 – Secrétaire administrative et pédagogique

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
I. Missions principalesLe secrétaire exécute des actes administratifs et de gestion courante au sein du département GEA. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement des formations initiales par la voie de l'apprentissage. Il informe et oriente les enseignants et les étudiants en DUT et LP dans leurs démarches. II. Détail des missionsAssistance administrative - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité des départements - Assurer le suivi administratif des activités des départements - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, plaquettes…) - Retranscrire des informations orales et écrites - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage,…) concernant le département - Classer et archiver les documents - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes - Participer aux réunions institutionnelles des départements (conseil de département, réunions pédagogiques) - Participer aux opérations logistiques des départementsSecrétariat pédagogique - Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants - Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants - Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel dédié - Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel dédié - Gérer le matériel de vidéo-projection - Saisir les notes pour les jurys sur le logiciel dédié - Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite - Préparer les décisions des sous-commissions et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes…), classer et archiver les résultats - Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage - Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants ((collecte des justificatifs et transmission au SFCA) - Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants - Participer à la gestion les demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d'étude - Saisir les décisions sur CIEL2 en lien avec les chefs des départements - Organiser des réunions d'information - Organiser les entretiens de recrutement - Suivre les candidaturesGestion des contrats et des conventions de stage - Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres…) - Informer les publics adultes (salariés et demandeurs d'emploi) - Répondre aux sollicitations du SFCALiens avec d'autres postes ou services Liens internes à la composante : ensemble des services communs, communauté universitaire du département dans son ensemble Liens internes à l'Université : Scolarité Centrale, le bureau de la formation et de la vie universitaire Liens externes : Partenaires, CFA, entreprises

I. Missions principalesLe secrétaire exécute des actes administratifs et de gestion courante au sein du département GEA. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement des formations initiales par la voie de l'apprentissage. Il informe et oriente les enseignants et les étudiants en DUT et LP dans leurs démarches.
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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