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2019-153924 – Adjoint.e administratif.ve en charge des réceptions des ouvrages et des commandes de fournitures

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
Assurer la réception des ouvrages et commandes de fournitures, ainsi que les relations avec les fournisseurs. Assurer l'accueil au standard téléphonique. Participer aux tâches d'accueil du secrétariat de la DBU. - L'agent en question pourra être amené à participer aux groupes de travail liés à la mise en place de la future Bibliothèque. - En fonction de l'évolution des missions de la future bibliothèque, et du souhait de l'agent, le poste en question pourra s'enrichir.Mission 1 : Réception des ouvrages- Réception des ouvrages dans l'application ALEPH - Exemplarisation - Suivi et relances des commandes de monographies - Relations avec les fournisseursMission 2 : Secrétariat- Accueillir, informer et orienter les visiteurs de l'unité - Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques Réceptionner le courrier entrant et transmettre le courrier sortant au service du courrier de l'Université - Transmettre les messages écrits et oraux - Informer, de manière systématique, le responsable des problèmes rencontrésMission 3 : Gestion des fournitures- En lien avec le gestionnaire des fournitures, des matériels, des mobiliers et des travaux : suivi des achats de petites fournitures et petits matériels de la DBU (centralisation des besoins, demande et étude des devis, réception, vérification des pièces justificatives et transmission au gestionnaire comptable de la DBU pour traitement dans le logiciel budgétaire GFC).

Savoir-faire opérationnels- Maîtriser les modules « acquisitions » et « exemplaires » du progiciel ALEPH - Maîtriser les outils bureautiques courants - Maîtriser les outils de gestion du temps - Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université et de ses partenaires institutionnels ou contractuels - Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil (Ex : savoir reformuler les demandes, savoir écouter attentivement son interlocuteur…). - Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure ou du domaine concerné. - Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse. - Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.Connaissances relatives aux bibliothèques- Missions et fonctions des bibliothèques - Principes et règles applicables à l'achat publicCompétences relationnelles- Sens du dialogue avec les partenaires internes et externes (fournisseurs) - Communication - Sens de l'organisation du travail - Savoir travailler en équipe - Savoir respecter les planningsOutils utilisés :Aleph, Excel, Word, Internet
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
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