Menu




Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
Placé sous l'autorité directe de la responsable du service RH, l'assistant de direction est chargé d'assurer les missions et activités suivantes : Assistance au responsable de service ˗ Gérer les activités quotidiennes de secrétariat : gestion, traitement des appels téléphoniques et des dossiers (courriers entrants et sortants, notes, archives…) ; ˗ Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous du responsable de service ; ˗ Tenir à jour des listes de diffusion et de contacts ; ˗ Apporter un appui dans l'organisation des déplacements du responsable, le cas échéant ˗ Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers ; ˗ Savoir rédiger un courrier simple et le mettre en forme ; ˗ Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ; ˗ Recevoir, filtrer, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques, éventuellement les courriers électroniques du responsable de service ; ˗ Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ; ˗ Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ; ˗ Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire auprès de la personne compétente ; ˗ Rechercher et diffuser des informations ; Assurer des mises à jour intranet ˗ Assurer les commandes de fournitures pour le service RH, évaluer les besoins du service ; ˗ Etablir les bons de commande, valider les services faits, mise en paiement des factures sur l'outil interne (Conti18). Assistance et soutien logistique aux gestionnaires RH - Assurer le classement et l'archivage des dossiers papiers - Veiller à la bonne tenue des dossiers individuels des agents - Assurer la diffusion d'information (notes de service, message collectif …) - Préparer des tableaux de suivis, assurer des publipostagesAssistance sur certains dossiers RH en particulier : - Gestion du temps : en l'absence d'un outil informatique (type SIRH) suivi des congés, RTT, CET des agents de l'Institut (modalités à définir) - Suivi des arrêts maladies, des autorisations d'absences (modalités à définir) - Suivi de l'action sociale (remise de chèques-cadeaux, suivi de la fréquentation de la restauration collective, remise de cartes de réduction ...etc - Dialogue social : aide à la préparation des dossiers pour les instances de consultation - Recrutement : mise en ligne des offres d'emploi sur la BIEP, suivi des candidatures, préparation des dossiers, réponse aux candidats - Accueil des nouveaux arrivants : présentation du service RH, remise de la mallette d'accueil, invitation à la visite des lieux, organisation de la journée « nouveaux arrivants » (modalités à définir) - Annuaire et organigramme : suivi et mise à jour

Profil souhaité : Au moins une première expérience réussie d'assistanat de direction auprès d'un organisme public serait appréciée. Connaissances - Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance - Excellente maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet) Savoir-faire - Savoir suivre des informations sur des tableaux de bord - Savoir faire des publipostages - Savoir rédiger des courriers simples et les mettre en forme - Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances - Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ; - Savoir gérer les priorités s'il y a plusieurs instructions en même temps - Savoir travailler au sein d'une équipe - Goût pour la communication interne et externe (sens relationnel) ; Savoir-être - Sens de la hiérarchie - Rigueur, disponibilité - Sens de la discrétion et de la confidentialité - Qualités relationnelles - Aptitude à rendre compte
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau III : diplômes de niveau Bac plus 2 (DUT, BTS, DEUG, écoles des formations sanitaires ou soci
Postuler

Postuler


Imprimer


Suivez JobCulture sur les réseaux sociaux
Retrouvez les offres d'emplois dans la culture !

Partagez un article

JobCulture.fr propose de nombreuses offres d'emplois et de stages dans la culture : 2019-153952 - ASSISTANT DE DIRECTION RH voici le lien : http://www.jobculture.fr/emploi-culture/2019-153952-assistant-de-direction-rh/ -