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2019-154591 – Assistant administratif du service patrimoine et du service sécurité-incendie H/F

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
L'assistant administratif est rattaché hiérarchiquement au chef du service du patrimoine et réalise des tâches pour le responsable sécurité incendie de l'établissement. Le service patrimoine compte 19 agents répartis au sein de 2 Pôles : le Pôle construction/Réhabilitation et le Pôle Maintenance / Exploitation. L'assistant est rattaché directement au chef du service patrimoine et a vocation à travailler en lien avec les 2 Pôles. L'assistant réalise également des missions de secrétariat courant pour le chef du service sécurité-incendie qui comprend 5 agents. Il (elle) assure les tâches polyvalentes de secrétariat et d'assistant pour le service patrimoine et, pour 30% de son temps, pour le chef du service sécurité-incendie de l'Université. L'assistant est hiérarchiquement rattaché au chef du patrimoine et fonctionnellement au chef du service sécurité incendie.L'assistant exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service du patrimoine et sécurité incendie. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.1. Gestion administrative • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes • Assurer les prises de rendez-vous • Traiter le courrier postal et électronique • Suivre la circulation des parapheurs • S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité • Consigner les procédures applicables dans son domaine, notamment les marchés publics • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser • Traiter et diffuser des informations internes et externes, notamment les devis • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe • Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions • Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative • Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative • Collecter, centraliser, et traiter les informations venant des différents sites • Participer à l'organisation et à la modernisation du fonctionnement des services • Procéder aux recherches de documents, sources et référentiels nécessaires aux services

Connaissances : • Maîtrise des techniques de communication orale et écrite. • Connaissance générale des techniques de finances publiques, gestion administrative et de secrétariat. • Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie. • L'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités.Compétences opérationnelles : • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs responsables • Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail • Sens des priorités • Sens de l'organisation • Travailler en équipe • Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale • Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique • Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence • Capacité à prendre des initiativesSavoir être : • Discrétion • Bon sens relationnel • Calme • Autonome • Accueillant • Capacité d'anticipation • Force de proposition • Sens de l'écoute • Sens du service public
Niveau d'études min. requis : Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel
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