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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature de l'emploi : Titulaire ou contractuel
Description du poste :
ACTIVITÉSLe gestionnaire est responsable du suivi administratif, financier et RH de la bibliothèque Ulm-Jourdan, et applique les procédures dédiées sur l'ensemble des actes de suivi. Il organise, alimente et met à jour l'ensemble des dispositifs relatifs à la gestion de la bibliothèque et est à ce titre un interlocuteur privilégié de l'équipe de direction.Gestion financière (Budget annuel de 1.2 M€ en moyenne) - Suivi de l'exécution, préparation des documents budgétaires soumis aux instances et tenue des bilans.- En concertation avec le chef du département des ressources documentaire : suivi de l'exécution des budgets d'acquisition de livre et de périodique dans le SIGB Sierra. Budget documentaire annuel (papier et électronique) : 680 000€ en moyenne.- Gestion des commandes et des factures dans les outils de gestion de l'ENS et dans le cadre des marchés publics conclus par l'ENS pour la bibliothèque Ulm-Jourdan et le réseau documentaire de l'École.- Suivi des conventions de financement sur projet de la bibliothèque (PSL, ABES, BnF, CollEx, etc.)- Recueil et gestion des dons effectués par les lecteurs de la bibliothèque, en lien avec l'Association des anciens élèves de l'ENS et l'agent comptableGestion RH – Correspondant RH de la bibliothèque auprès du SRH (53 ETP en 2018)- Suivi des procédures de recrutement,formation, mouvement, promotion sur l'ensemble des filières et des statuts représentés à la bibliothèque (ITRF, bibliothèque, enseignants, moniteur-étudiants, stagiaires). États de services faits (vacations, état liquidatif des primes CIA responsable de soirée).- Suivi des carrières des agents- Suivi des congés et des Comptes épargne temps. Les congés annuels réguliers sont suivis en concertations avec le responsable des plannings de service public.- Suivi des missionsAdministration de la bibliothèque - Alimentation des tableaux de bords d'indicateurs et suivi des statistiques annuelles des bibliothèques de l'enseignement supérieur (ESGBU) pour les données financières et RH, en concertation avec la directrice adjointe.- Secrétariat de la directrice : gestion du courrier entrant et sortant, gestion de l'agenda et de la permanence téléphonique- Élaboration du planning de permanence téléphonique

COMPÉTENCES :Diplôme règlementaire exigée : baccalauréatConnaissances :- Modes de fonctionnement des administrations publiques - Dispositifs et procédures propres à la gestion administrative et RH d'un service de l'ESR - Techniques d'élaboration de documents : comptes-rendus, tableaux de suivi, etc. - Logiciels de gestion administrative et comptable - Environnement institutionnel et administratif des bibliothèques universitaires et des bibliothèques de grands établissements. Une expérience similaire serait bienvenue, à défaut, un goût pour l'administration propre aux bibliothèques et une volonté de ses former aux outils spécifiques est indispensableSavoir-faire:- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels comptables et financiers de l'ENS et le logiciel de gestion de bibliothèque (SIGB Sierra)Savoir-être :- Ponctualité - Discrétion - Sens du contact avec le public - Aisance à l'écrit - Aisance à l'oral
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel
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