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2019-156977 – Gestionnaire de scolarité – Département sciences exactes

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
Mission principale : Le département sciences exactes (DSE) est une structure qui gère au nom des UFR partenaires (Chimie, STEP, informatique, Mathématiques, Physique) les 1ères et 2èmes années de licence (1500 étudiants) de ces disciplines. Ce département a pour objet de favoriser la mutualisation des connaissances et des enseignements, de soutenir et d'organiser la pluridisciplinarité des offres de formation et d'apporter aux étudiants en sciences de ces premiers cycles un accueil de qualité pour favoriser leurs premiers pas dans l'enseignement supérieur et favoriser leur insertion. Sous l'autorité de la responsable de scolarité et des affaires générales et en lien avec les équipes enseignantes, le gestionnaire de scolarité gère l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants de L1/L2 qui lui sont confiés. Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants, les autres services administratifs et les enseignants.1. Accueil et orientation Accueillir, informer et orienter les étudiants2. Gestion de scolarité - Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes d'inscriptions (E candidat, Etudes en France, Parcours Sup) - Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription pédagogique à la publication des résultats - Collecter et saisir les notes, calculer les résultats, éditer les relevés de notes, et attestations de réussite - Editer et vérifier les PV de jurys. Préparer et participer à leur déroulement. (session 1 et2) - Saisir les modifications de maquettes - Appliquer les modalités de contrôle des connaissances définies par l'UFR et veiller à leur affichage et leur respect - Classer et archiver les documents de scolarité relatifs aux cursus gérés - Gérer les conventions de stage, le cas échéant - Conseiller et appuyer les équipes enseignantes en matière réglementaire et organisationnelle3. Communication - Assurer la diffusion des informations liées à la scolarité des cursus gérés - Actualiser les informations sur les différents supports (web, plaquettes…) - Participer à l'organisation des réunions de rentrée et des réunions d'information4. Soutien logistique - Participer à l'élaboration des emplois du temps avec la gestionnaire planning et ponctuellement assurer la réservation de salles - Assurer le soutien logistique auprès des enseignants, participer à la distribution des polycopiés

Outils spécifiques à l'activité APOGEE, E.CANDIDAT, Moodle, ADE (formations possibles) Outils bureautiques courants (Word Excel, messagerie électronique)Connaissances particulières Connaissance de l'université et de son environnement Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles Esprit d'équipe Sens de l'organisation Rigueur / Fiabilité Sens relationnel
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