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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Affaires générales
Nature du poste recherché : Titulaire exclusivement
Description du poste :
Le/la responsable du Pôle inscription manage et coordonne les activités, les moyens humains et matériels. Il/Elle est en charge de l'organisation de la campagne d'inscription des étudiants pour l'ensemble des composantes de l'université en cohérence avec la stratégie et la politique de l'établissement.ACTIVITES PRINCIPALES MANAGEMENT  Pilote, coordonne et met en œuvre les campagnes d'inscription des étudiants, en veillant à la qualité du service rendu aux usagers (étudiants, gestionnaires, enseignants…)  Coordonne le recrutement des vacataires et participe aux entretiens de recrutement, choisit les candidats sous le contrôle de la responsable du service, assure le contrôle des services faits  Participe aux entretiens de recrutements des collaborateurs du pôle inscription avec la responsable du service  Réalise les entretiens professionnels et procède à l'évaluation des agents sous sa responsabilité  Gère les congés et absences (autorisations de premier niveau)  Gère les conflits, médiation  Contribue au développement des compétences des agents du Pôle  Organise le temps de travail et veille à ce que le service soit continu  Effectue le suivi financier et comptable de l'activité GESTION DE LA CAMPAGNE D'INSCRIPTION  Planifie les différents temps : pré-inscription, gestion des inscriptions par convention, formations des vacataires  Prépare la communication liée à l'activité des inscriptions administratives et assure sa diffusion sur différents supports (mailing, site internet, service web)  Est l'interlocuteur/rice pour le CROUS, autres partenaires  Prévoit l'organisation physique et matérielle du centre d'inscriptions  S'assure du parfait paramétrage et fonctionnement des différentes applications de gestion de scolarité des étudiants et futurs étudiants.  Instruit les dossiers d'étudiants à situation particulière  Veille à la fiabilité des données saisies lors des phases d'inscription des étudiants et assure un contrôle a posteriori  Veille à la coordination avec le Pôle APOGEE (référencement) et le pôle des emplois du temps (ETIP) du service SAMS (Accompagnement aux Métiers de la Scolarité). ACTIVITES ASSOCIEES  Coordonne avec la DGA DFVE, la responsable du service des études et la VP Formation et Vie Etudiante  Rédige et met en place des procédures  Est force de proposition dans l'amélioration du service rendu  Anime des partenariats : CROUS, etc.  Participe au développement d'outils (portail unique) et assure la circulation de l'information, communique avec les services de la structure et les partenaires extérieurs (CIEF, SRI, IEP,…)  Informe et accompagne dans leurs démarches les partenaires et les personnels de l'université (gestionnaires de scolarité…).  Suit l'évolution de la réglementation sur l'ensemble du domaine de gestion  Est le relais pour la DSI lors de la campagne d'inscription Définit le référentiel d'inscription Apogée en lien avec le responsable du pôle Apogée  Parti

SAVOIRS GENERAUX, THEORIQUES OU DISCIPLINAIRES Connaissance de la structure des diplômes en Europe Connaissance des différents statuts des étudiants français et étrangers et les modalités afférentes. Connaissances générales de la gestion des ressources humaines SAVOIRS SUR L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL Excellente connaissance de l'université et de son organisation administrative Connaissance des réseaux de relation interne et externe de l'établissement Connaissances des formations et de leurs structures Connaissances des règles d'affiliation à la SS étudiante SAVOIR-FAIRE Savoir, comprendre et réaliser une inscription administrative Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse Manager et animer une équipe ; gérer des conflits Conduire un entretien Conduire un projet Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe Conduire des négociations dans un cadre prédéfini Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure. Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques Communication de base en anglaisCOMPORTEMENTS ATTENDUS Excellent relationnel Force de proposition Autonomie Capacité à travailler en équipe et au contact du public Rigueur Disponibilité
Niveau d'études min. requis : Niveaux II et I : diplômes de second ou troisième cycle universitaire (licence, maîtrise, master, DE
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