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2019-157239 – Gestionnaire Service des Formations Ingénieurs

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Titulaire exclusivement
Description du poste :
Objectifs du poste Assurer la réalisation de tâches administratives et techniques, dans le respect des règles et procédures applicables. Recueillir, traiter les informations nécessaires à la gestion et au suivi des activités et dossiers.Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter Contribuer au suivi individuel des étudiants : Veiller à la circulation des informations au sein des services, auprès des étudiants, des enseignants ; Mettre à jour, animer la diffusion des informations sur les panneaux d'affichage et l'intranet de l'établissement ; Procéder aux inscriptions des étudiants ; établir les certificats de scolarité, cartes d'étudiants ; Gérer les absences des étudiants ; Assurer un premier niveau d'accompagnement des étudiants en difficultés ; Gérer les dossiers administratifs individuels (classement, compilation, archivage).Gérer des emplois du temps : Construire, en lien avec les enseignants, les emplois du temps initiaux, dont le suivi de l'allocation des salles, pour les cours, les TD et les TP ; Gérer les modifications d'emploi du temps avec les enseignants, informer les étudiants, anticiper et gérer les répercussions ;Organiser les examens et gérer les résultats académiques : Elaborer les sessions d'examens ; Organiser la logistique et le renfort éventuel sur la surveillance des épreuves ; Collecter et enregistrer les notes des étudiants ; préparer les tableaux de synthèse pour les jurys et conseils ; éditer les relevés de notes.Gérer les conventions de stages : Vérifier la conformité de la demande de formulaire de la part de l'étudiant ; Vérifier le respect de la procédure administrative de préparation au départ en stage ; Préparer les conventions et gérer le circuit des signatures ; Assurer le lien administratif entre les parties.Suivre et gérer les aides financières : Informer les étudiants et suivre les procédures du Crous ; Gérer les demandes d'aides d'urgence ponctuelles en lien avec le responsable interne et le Crous ; rendre compte auprès du Ministère et l'autorité académique.Activités associées : Participer aux groupes de travail des utilisateurs des progiciels métiers en vue des corrections et améliorations ; Participer aux salons, « Journées Portes Ouvertes » et actions de communication en lien avec le service ; Organiser, participer aux réunions avec les étudiants pour l'amélioration des conditions de vie scolaire et de la pédagogieChamp relationnel du poste : Collègues du service ; étudiants ; enseignants ; autres services administratifs de l'établissement. Partenaires extérieurs : Crous , Draaf.

Savoirs Maîtriser les techniques générales de secrétariat ; Maîtriser l'expression orale, la prise de notes, la rédaction de courriers, de compte-rendu ; Connaître la réglementation relative à la gestion administrative et pédagogique applicable aux étudiants ; Connaître les différentes voies de recrutement des étudiants ; Connaître l'offre de formation de l'établissement ; Maîtriser les logiciels bureautiques ; connaître les progiciels métiers (idéalement Cocktail, SVE, Moodle) ;Savoir-faire S'adapter et entretenir une relation saine avec différents interlocuteurs ; Organiser son travail au sein d'une équipe, respecter les échéances fixées, répondre aux urgences ; Trier et restituer les informations ; Respecter les règles de confidentialité et de déontologie ; Anticiper, prendre des initiatives, rendre compte ; Suggérer lorsque nécessaire, des actions pour améliorer le fonctionnement du service ;
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