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2019-158013 – Assistant.e de direction – UFR de Médecine

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
En tant qu'assistant.e de direction au sein de l'UFR de médecine de l'Université Paris Diderot, vous aurez en charge l'optimisation de la gestion de l'activité du Doyen et du Directeur administratif (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).Vous aurez la responsabilité de l'organisation, la coordination et la diffusion des informations internes et externes, parfois extrêmement confidentielles, liées au fonctionnement de l'U.F.R dans ce contexte multi-sites de fort changement.Collaborateur.trice de confiance de la direction de l'UFR, vous assurez le suivi complet de dossiers spécifiques tels que le secrétariat de la commission de cumul des personnels hospitalo-universitaires, l'organisation le suivi d'instances dont le conseil de gestion et éventuellement d'évènements spécifiques.Vous serez hiérarchiquement rattaché.e au Directeur administratif et travaillerez avec les 3 autres assistantes dont l'activité est dédiée plus particulièrement à l'appui à la pédagogie, à la recherche et aux ressources humaines au sein du cabinet de direction de l'UFR.Activités principales 1. Secrétariat - Organiser, gérer et mettre à jour la messagerie électronique et les agendas du directeur de l'UFR, le Doyen et du directeur administratif de l'UFR en cohérence avec les agendas des vices-doyens, des présidents des instances/départements de l'UFR et des deux directeurs administratifs adjoints. - Organiser et préparer les déplacements de la direction de l'UFR et notamment du Doyen (itinéraires, vols, hôtels, notes de frais, etc.). - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes - Assurer les prises de rendez-vous - Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques - Suivre la circulation des parapheurs - Assurer la gestion du stock des fournitures du cabinet de Direction (bureautiques, photocopieur)

Profil recherché1. Outils spécifiques à l'activité Outils bureautiques : maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, adobe, messagerie Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...) Outils de gestion de liste de diffusion Outil pour les cumuls APHP2. Compétences principales (savoirs, savoir-faire, savoir-être) Savoirs Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat. Connaissance dans les études en santé Connaissance des techniques de communication orale et écrite ainsi que des méthodes de classement et d'archivageSavoir-faire Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion avec plusieurs directeurs, au sein d'une structure importante Avoir une forte capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence dans un calendrier Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale en français et en anglais Rigueur, anticipation, sens de l'organisation et autonomie de travail Sens des priorités et l'organisation Capacité à prendre des initiatives Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique Accueillir et orienter des usagers aux profils très divers Filtrer des appels téléphoniquesSavoir être Confidentialité et discrétion Sens du service public Très bon sens relationnel Capacité d'anticipation et force de proposition Sens de l'écoute Sens de l'organisation, autonomie et sens de l'initiative Réactivité et disponibilité Calme, consciencieux.seProfil De niveau Bac minimum, vous avez une expérience solide dans le domaine d'activité Vous justifiez d'une expérience reconnue en assistanat de direction dans un contexte complexe ouvert à l'international. Vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités. Vous possédez une solide culture administrative et savez faire preuve de rigueur, d'implication et de dynamisme Disponibilité, réactivité et aptitude à gérer l'urgenceVous êtes titulaire de la fonction publique en recherche de mobilité – ou avez un projet, à terme, d'intégrer la fonction publique ( CDD renouvelable puis possibilité d'ouverture de concours)
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