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2019-158183 – Gestionnaire école doctorale – Service de la formation doctorale

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Enseignement supérieur - Recherche
Nature du poste recherché : Ouvert aux contractuels
Description du poste :
Mission principale : Sous l'autorité hiérarchique du responsable administratif du service de la formation doctorale et sous l'autorité fonctionnelle du directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire d'école doctorale a pour mission d'assurer la gestion administrative, pédagogique, financière et logistique de l'école doctorale, en lien avec la COMUE et établissements partenaires, et dans le respect de la réglementation. Il/elle assurera en outre des missions de communication en vue de valoriser les activités de l'école doctorale.Description des missions1. Gestion administrative et pédagogique Assurer le secrétariat administratif de l'école doctorale : accueil, permanence téléphonique et électronique (en français et anglais), convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes rendus Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s'appuyant sur la réglementation en vigueur : - Valider les candidatures sur la plateforme E-candidat - Recenser les conventions de formation - Être l'interface entre le conseil scientifique de l'UFR et la DRIVE pour la transmission des dossiers ADT - Réceptionner et vérifier les dossiers de soutenance - Suivre des comités de thèse Gérer les offres de formations internes et le portfolio Assurer un rôle d'interface et de coordination avec les différents services administratifs de l'université (S.F.D., D.R.H., C.F.D.I.P., D.RI.V.E., B.R.I.) Assurer le lien entre la direction de l'école doctorale et les différents partenaires (COMUE, doctorants, équipes d'accueil, directeurs de thèse…) Alimenter des tableaux de bord et des bases de données en vue de produire des indicateurs de suivi des doctorants Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (2 UFRs, Universités, Collège des écoles doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, … Participer à l'organisation de forums, congrès, journées de l'école doctorale, réunions d'entrée et de sortie2. Suivi du financement des doctorants Mettre en place de recrutement des doctorants contractuels Suivre les différents appels d'offre pour les financements de thèse Gérer et proposer des formations en liaison avec le CFDIP3. Gestion financière Suivre les missions et les engagements Suivre l'exécution budgétaire en lien avec la plateforme financière4. Mise à jour et suivi de données Suivre les indicateurs définis par l'HCERES et la direction de l'école doctorale (taux encadrement, taux de réussite) Suivre les abandons de thèses Mettre en place des actions de prévention pour réduire la durée de thèse5. Communication Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques Mettre à jour le site Web, la brochure de l'école doctorale et le vademecum

Profil recherché1. Outils spécifiques à l'activité Bureautique (Excel, Word et Powerpoint) Amethis ED APOGEE (consultation)2. Connaissances particulières Connaître le fonctionnement et l'organisation des structures de l'Université Maîtriser les techniques de communication écrite et orale Maîtriser l'anglais Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Faire preuve de pédagogie, de diplomatie et d'aisance relationnelle Mettre en œuvre des procédures et des règles Capacités rédactionnelles et de synthèse Autonomie et sens de l'organisation Savoir rendre compte
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