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2019-160488 – Gestionnaire d’école doctorale F/H (réf. 3082)

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Domaine fonctionnel : Administration generale/Non renseigné
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels
Description du poste :
Fonctions : Gestionnaire d’école doctorale Emploi-type : J4C42 Catégorie : B Corps : TECHNICIEN (RECH ET FORM) BAP : JMission : Le/la gestionnaire d’école doctorale intervient auprès d’un-e directeur/trice d’école doctorale pour contribuer à la réalisation des missions de l’école doctorale, qui consistent à recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat. Il/Elle assiste le/la directeur/trice de l’école doctorale, en respectant les règles et procédures communes définies par l’Institut de formation doctorale. Il/Elle est accompagné-e dans ses missions par la coordinatrice des gestionnaires d’écoles doctorales de l’IFD.Activités principales : -       Accueillir et informer (en présentiel, par téléphone et courriel) les divers publics du domaine concerné, en particulier les doctorants mais aussi les directeurs de thèse ou de laboratoires de recherche. -       Mettre en œuvre des procédures pour traiter des informations d’ordre scientifique, pédagogique et administratif : appels à projets doctoraux, recrutement, inscription pédagogique, suivi des plans individuels de formation, dispositif de suivi de l’avancement des doctorats, soutenance, réseau des docteurs... -       Collecter, traiter et contrôler les informations liées aux doctorats préparés dans l’école doctorale -       Assurer l’aspect organisationnel des événements rythmant la vie de l’école doctorale : journées d’accueil, journées scientifiques, réunions du conseil, etc. -       Répondre aux demandes d’informations des autres services de l’université et des partenaires de l’école doctorale -       Préparer des éléments pour la réalisation de documents, rapports, notes. -       Alimenter des bases de données, des enquêtes et le site internet de l’école doctorale. -       Saisir et tenir à jour le budget de la structure. -       Gérer l'agenda du directeur de l’école doctorale et préparer ses réunions et rendez-vous (pour ses activités directement liées à l’école doctorale)Conduite de projets :   Oui Encadrement :    Non

Connaissances transversales requises : -       Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France et plus particulièrement de la recherche et du doctorat -       Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université -       Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle -       Connaissance générale des techniques de gestion administrative -       Notions de base en gestion budgétaire et comptableSavoir-faire: -       Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil -       Compréhension et expression écrite et orale en anglais (niveau B2 souhaité) -       Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement de la structure et à l’accueil des doctorants. -       Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse. -       Savoir travailler en autonomie à partir des directives du directeur de l’école doctorale -       Savoir gérer la confidentialité des informations et données. -       Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (CASPER, Oscar, Sipad…) -       Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du serviceSavoir-faire transversaux : -       Informer et rendre compte à sa hiérarchie -       Rechercher l’information, la vérifier et la classer -       Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes -       Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriéeSavoir être : -       Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels -       Autonomie, méthode et rigueur -       Sens de l’organisation et de la coordination -       Aptitude à travailler en équipe -       Disponibilité, discrétion et confidentialité -       Sens du contact et des relations humaines -       Polyvalence et capacité d’adaptation
Lieu d'affectation : 75005 Paris, France
Niveau d'études min. requis : Niveau IV : Baccalauréat général, technologique ou professionnel
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