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Administrateur-trice de la Fête des Lumières

CDIVille de Lyon  Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France 1 Sep 2016

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Contexte :

La Direction des Evènements et de l’Animation de la Ville de Lyon est composée de 12 agents aux profils variés (coordinateur technique, chargés de projets,…) et aux activités diverses (animations culturelles, manifestations sportives, grands événements, Fête des Lumières).

Entre tradition populaire et innovation technologique, la Fête des Lumières est devenue l’un des plus grands événements urbains au monde.
Chaque année autour du 8 décembre, Lyon accueille le monde et la Lumière. Pendant 4 soirées, la Fête des Lumières propose au quelques 3 millions de visiteurs plus de 70 scénographies et conceptions lumière sur l’ensemble du territoire. Entre poésie et grand spectacle, les créations inédites mettent en valeur l’exceptionnel patrimoine architectural de la ville, ses fleuves et collines.

Organisée en régie directe par la Ville de Lyon, la Fête des Lumières est un outils de rayonnement de Lyon à l’étranger mais aussi de valorisation du tissus économique local.

Missions :

Au sein de la Direction des Evénements et de l’Animation, l’Administrateur-trice est chargé-e de l’administration générale de la Fête des Lumières, sous la direction du Directeur et en collaboration avec les chargés de projets Fête des Lumières centre-ville et arrondissements.

L’Administrateur-trice gère les aspects administratifs, juridiques et financiers, coordonne l’information et la communication et travaille en étroite collaboration avec les services internes de la Ville de Lyon (Direction de la commande publique, Direction des affaires juridiques, Communication externe…) et les interlocuteurs externes (partenaires de l’événement, Office du Tourisme, réseau LUCI,…) concernés par la Fête des Lumières.

Au niveau de la Direction : Responsable Administratif et Financier et expert sur des questions de mécénat, de marché public, de risque juridique, de propriété intellectuelle.

L’Administrateur-trice s’appuie sur un comptable rattaché au Cabinet du Maire et sur des collaborateurs de la Direction en terme d’administration et de communication.

Activités principales :

En tant Administrateur-trice de la Fête des Lumières :

1. Missions administratives et financières :
– élaborer le projet prévisionnel, suivre et garantir la bonne maitrise du budget dédié à la manifestation en lien avec la cellule Fête des Lumières et le Directeur des Événements,
– gérer les procédures de marchés publics et suivre l’exécution des contrats en lien avec la Direction de la Commande Publique,
– préparer les rapports présentés au Conseil Municipal,
– gérer la licence d’exploitation de la marque « Fête des Lumières Lyon »,
– assurer la gestion administratives et juridiques des missions d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage (AMO) en France et à l’international,

2. Missions Ressources Humaines :
– recruter les moyens non-permanents nécessaires,
– encadrer, former et gérer le planning des agents occasionnels affectés aux différents points d’information et d’accueil du public,
– gérer administrativement les intermittents (contrats, paie…),

3. Missions relatives au partenariat et relations publiques : en Collaboration avec le Club des partenaires
– élaborer et développer l’offre partenaires,
– apporter un conseil juridique dans la rédaction des conventions de mécénat et de parrainage, suivre leur exécution (règlement, contreparties et suivi fiscal notamment),
– assurer l’organisation logistique et stratégique des différentes rencontres et réceptifs,
– gérer le calendrier des relations publiques et protocolaire en lien avec les services concernés,

4. Missions de communication et information au public :
– Coordonner ensemble de la communication en lien avec la Direction de la Communication Externe,

En tant que Responsable Administratif et Financier de la Direction Événements et animations :
– élaborer le budget prévisionnel, suivre et garantir la bonne maîtrise du budget de la Direction en lien avec la Direction des Finances,
– coordonner le mandatement et de titrement selon la M14 des différentes opérations comptables,
– réaliser les rapports au Maire (compte administratif et budget prévisionnel),
– participer aux réseaux des RAF de la Ville de Lyon,
– assurer une veille et un rôle de conseil sur tous les aspects juridiques propres à l’événementiel (PI, droits à l’image, assurances, Sacem, droit du travail, partenariats, licence de marque…),

Connaissances :

– formation supérieure en droit public, finances publiques appréciée,
– connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et de son organisation politique et administrative,
– connaissance en finance publique et du code des marchés publics,
– connaissances juridiques sur le mécénat notamment,
– langue : anglais et espagnol apprécié

Savoir-faire :

– expérience probante de gestion budgétaire, administrative et financière en régie directe,
– expérience souhaitée dans les domaines de l’organisation événementielle, de la communication et de l’information du public,
– capacité à négocier et interagir avec un réseau diversifié,
– capacité rédactionnelle,
– maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…),

Qualités requises :

– rigueur et sens de l’organisation,
– diplomate et grand sens des relations humaines,
– savoir travail en équipe,
– autonome et savoir anticiper,
– savoir gérer le stress et travailler dans l’urgence,

Conditions spécifiques d’exercice :

– disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes du service (participation aux événements en soirée et/ou week-end),
– déplacements fréquents sur le territoire lyonnais,

Lieu de travail :

Direction des Evénements et de l’Animation – 19, rue de l’Arbre Sec 69001 Lyon

Horaires :

Base de 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d’étude : Niveau II (bac +3, +4)

Niveau d’expérience : 5-10 ans

Postuler ici : http://www.recrutement-mairie.lyon.fr/fo_annonce_voir.php?id=5484&hidListe=accueil

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