MISSIONS ET ACTIVITES
Mission principale : Assiste la direction dans la mise en œuvre des partenariats, dans le suivi administratif et RH et dans le développement des ressources financières privées de l’association.
Positionnement du salarié dans l’organigramme : L’assistant.e de direction & de mécénat est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la direction. Il.elle entretient des relations fonctionnelles avec l’administratrice de l’association.
Activités
– Soutien à l’organisation de la vie administrative de la structure
Assister le directeur dans l’organisation de la vie interne de l’association (réunion d’équipe, dialogue social, gestion agenda, rédaction de courriers divers)
Assurer la mise en page de dossiers & bilans.
Assurer le suivi de la vie associative : lien CA-Adhérents-Salariés (préparation des Conseils d’Administration et Assemblées Générales, gestion du listing adhérents, veille à l’encaissement des adhésions)
Réaliser le suivi et la mise en œuvre du plan de formation (réaliser les devis, organiser le planning avec les différent.te.s collaborateurs.rices)
– Suivi administratif des partenariats extérieurs
Contribuer au suivi de la relation institutionnelle avec les partenaires (gestion des invitations, envoi des programmes, courriers etc)
Gérer et mettre en place les différents conventionnements avec les partenaires au sein de la structure, en lien avec l’administratrice.
Assurer la mise en place des différentes chartes (développement durable, bienveillance au travail etc).
– Contribuer au développement des ressources financières privées (mécénat & sponsoring) de l’association
Contribuer à la conception d’une stratégie de développement des ressources privées.
Assurer le suivi des partenaires / mécènes existants (conventions, rescrit, relationnel, invitations etc)
Assurer la prospection de nouveau partenaires.
Organiser et participer aux rendez-vous avec la direction.
Constituer une base de données.
Co-construire un document/outil de prospection.
– Participation à la vie de la structure
Participer à la dynamique collective du projet de La Lune des Pirates (présence aux temps collectifs, ponctuellement aux évènement de la structure)
Intérêts, contraintes et difficultés du poste : L’assistant.e de direction occupera un rôle indispensable au sein de l’organisation globale du projet de l’association. Il.elle assistera la direction et le pôle administratif dans la gestion quotidienne de La Lune des Pirates/Minuit avant la Nuit et aura un rôle clé dans le développement des ressources financières de l’association. Il.elle devra trouver sa place dans un contexte de création de poste et dans un projet en plein développement.
Compétences requises
Les « savoirs »
Connaître le fonctionnement associatif et culturel.
Avoir une bonne connaissance du monde de l’entreprise.
Avoir une bonne connaissance de l’environnement territorial (associatif, culturel, politique)
Connaître les fondamentaux juridiques et droits sociaux (code du travail et convention collective des entreprises artistiques et culturelles).
Avoir de bonnes notions en technique de commercialisation / marketing.
Les « savoir-faire »
Savoir rédiger (connaissance des conjugaisons, grammaire, orthographe, sens de la synthèse)
Savoir utiliser et élaborer des outils pour le suivi des activités (Excel)
Savoir utiliser des outils de PAO.
Les « savoir être »
Savoir être organisé.e et méthodique
Savoir parler en public avec aisance
Savoir s’adapter aux différents environnements de travail
Savoir garder des informations confidentielles.
Compétences certifiées
SST
Permis B