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ASSISTANT(E) DE DIRECTION SYNDICAT PROFESSIONNEL

CDI HUNIC Conesil  Paris, Île-de-France, France 7 Jan 2020

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

HUNIC Conseil Cabinet de recrutement et de Chasse de tête expert dans l’environnement Culture & Divertissement recherche pour son client, un syndicat professionnel du monde de la Culture, un(e) Assistant(e) de Direction F/H auprès du Directeur Général, en CDI (Paris).

Poste à pourvoir au plus vite, à l’idéal pour la mi-Janvier 2020.

 

Sur ce poste, nous recherchons une personnalité et des compétences capables de s’adapter à l’exigence du Directeur Général, dont le quotidien est mouvant et très chargé. Le candidat F/H retenu devra donc être à l’écoute, réactif et doté d’une grande agilité afin d’être un facilitateur du quotidien.

Vous serez rattaché(e) à l’Attaché(e) de Direction qui connaît parfaitement le poste à pourvoir, son fonctionnement, celui de la structure ainsi que la personnalité de la personne que vous assisterez quotidiennement. Il/elle vous accompagnera dans votre prise de fonction tout au long de votre intégration et le temps nécessaire à cette prise de poste. Votre rattachement hiérarchique sera donc double sur la période d’intégration (Attaché(e) de Direction et Directeur Général)

Vous aurez sur ce poste, non seulement la responsabilité de l’assistanat mais également d’autres missions que vous délèguera au fur-et-à-mesure l’Attaché(e) de Direction. Vous travaillerez donc en binôme jusqu’à ce que les compétences soient acquises et que vous soyez à l’aise dans votre poste.

Vos missions seront les suivantes :

Assistanat de Direction

  • Organiser l’agenda de Direction, y compris les réunions et les déplacements, en hiérarchisant les missions, les priorités et les urgences,
  • Filtrer les appels téléphoniques,
  • Accueillir les visiteurs,
  • Traiter le courrier, en particulier le courrier institutionnel,
  • Mettre à jour et archiver les dossiers de la Direction,
  • Aider à la préparation de dossiers spécifiques en recherchant les informations ad’hoc
  • Rédiger et assurer la transmission des rapports, procès-verbaux, compte rendus, dossiers ….

Assistanat Classique dans le cadre de l’activité de notre client

  • Gestion des dossiers des adhérents selon les critères :
    • Procéder aux différentes étapes d’enregistrement et de communication interne et externe d’adhésion ou de radiation selon les procédures,
    • Consulter les alertes Infogreffe en collaboration avec le service juridique,
    • Suivre et mettre à jour l’ensemble des informations dans les dossiers des adhérents (support physique et numérique) et notamment les licences
  • Gestion de l’agenda des comités et des groupes de travail :
    • Proposer et suivre le planning annuel des comités et des groupes de travail, invitations et inscriptions, conformément aux procédures de notre client
    • Préparer les ordres du jour et les dossiers des différentes instances,
    • Mettre en forme les procès-verbaux et les compte-rendu avant diffusion aux élus et participants
    • Recueillir les informations et les données utiles aux rapports d’activité
  • Participation à la préparation des dossiers du Bureau et de l’AG :
    • Renseigner et mettre à jour les dates de réunion sur l’agenda du site privé,
    • Apporter un soutien à l’organisation et participer aux Assemblées générales, …

Sur ce poste, une attention particulière sera donnée à l’envie du candidat F/H de travailler dans un environnement institutionnel tout aussi passionnant que mouvant, d’être en capacité d’avoir l’agilité nécessaire à de telles fonctions et de savoir faire preuve d’attention et d’anticipation. L’autonomie sera réelle une fois la prise de fonction effectuée et la confiance du Directeur Général gagnée.

Les compétences attendues sont avant tout l’envie et l’engagement. Une expérience similaire auprès d’un Directeur Général F/H est obligatoire. Vous devez être en mesure de faire preuve d’une discrétion à toute épreuve et d’un respect de la confidentialité. La maitrise du Pack Office est nécessaire pour réussir à ce poste et vous devez disposer d’une capacité à travailler avec des interlocuteurs très variés.

Votre communication et votre orthographe doivent être excellentes tant en interne et qu’en externe.

Ce poste est à pourvoir à l’idéal pour mi-Janvier 2020.

La rémunération proposée sur ce poste est de 29900€ (inclus 13ème mois). Une prime d’intéressement ainsi que des titres restaurant, une mutuelle et prévoyance, prise en charge des transports à 50% employeur

Votre candidature sur le lien suivant : http://hunic.fr/poste/assistante-de-direction-f-h/

 

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