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Chargé (e) d’administration

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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

La Carotte est née en 2000 du souhait de jeunes artistes de ​créer une compagnie de spectacle ​vivant. Très vite, les expériences engagées oriente l’association vers une volonté d’implantation en milieu rural. C’est sur le territoire de Jura Nord qu’elle posera ses bagages.

Aujourd’hui, elle axe son​ travail sur deux missions clairement identifiées :

La gestion quotidienne d’une compagnie de théâtre professionnelle dont les créations rayonnent dans toute la France (spectacles familiaux, théâtre de rue, théâtre du réel…)
La mise en place d’un travail d’action culturelle territoriale réunissant les bénévoles et habitants de Jura Nord et les artistes de la compagnie (saison culturelle, Festival, École de Théâtre..).

La personne recrutée travaillera au bureau de l’Association à RANCHOT (Jura).

Profil de l’Association

L’équipe permanente est composée de 2 salariés :
- 1 Chargé(e) de Développement (Production/Diffusion/Communication)
- 1 Chargé (e) d’Administration
L’équipe bénévole est constituée par :
- Le Bureau de l’Association, dont :
o 1 Présidente
o 1 Trésorier
o 1 Secrétaire
- Un certain nombre de Bénévoles, dont :
o 1 Responsable Technique
o 1 Responsable Informatique
o 1 Comptable externe
o L’équipe « Festival »
o L’équipe « Déco »
o Etc.
L’équipe des Artistes et Techniciens Intermittents, comprend entre autres :
o une Directrice
o 6 Chargés de Projets responsables d’un certain nombre de spectacles ou actions artistiques.

Placé(e) sous l’autorité de la Présidente, de la Directrice et du Coordinateur artistique, le/la Chargé (e) d’administration sera en charge dans un 1er temps de la gestion administrative et d’une partie de la gestion comptable de l’Association.
Il/Elle sera amené(e) à développer ses compétences de gestion avec l’appui du Comptable bénévole et de la Directrice, de façon à évoluer à moyen terme dans le poste, et prendre plus de responsabilités.

Missions

- Gestion du courrier postal et de la messagerie.
- Prise en charge des appels téléphoniques.
- Établissement des factures Clients sous couvert des Chargés de Projets, en collaboration avec la Chargé(e) de développement et sous contrôle du Comptable.
- Vérification des pièces comptables :
o Contrôle et validation des factures Fournisseurs et des notes de frais selon les règles en vigueur au sein de l'Association.
o Transmission régulière au Comptable selon la procédure en vigueur.
o Tenue de la caisse avec arrêté mensuel contrôlé par le Comptable.
- Établissement des dossiers de subvention sous couvert des Chargés de Projets concernés.
- Gestion des Subventions, tenue du tableau de suivi (demande, attribution, affectation).
- Établissement et suivi du budget de l’association en harmonie avec La Présidente et La Directrice
- Suivi des contrats de location (bureau, stockage, téléphone, Internet, électricité, etc.)
- Gestion des fournitures de bureau dans le cadre du budget alloué.
- Respect des procédures de bonne utilisation du matériel informatique et des logiciels en harmonie avec le Responsable informatique, y compris sauvegarde régulière des données.

Compétences à acquérir en fonction de l'évolution du poste

Gestion comptable, sous l'autorité du Trésorier
- Prise en main de l’outil de suivi de trésorerie
- Règlement des factures et des notes de frais
- Paiement des salaires et des charges sociales
- Classement, suivi et archivage des documents comptables
- Participation à la clôture annuelle des comptes en lien avec le Trésorier
- Suivi du reporting financier de chaque projet en collaboration avec les Chargés de Projets (comptabilité analytique).

Gestion du Personnel permanent et intermittent, selon les instructions de la Direction de l'Association
- Établissement des contrats sur la base des informations fournies par les Chargés de Projets (responsables des données contractuelles)
- Traitement des salaires et déclarations sociales
- Strict respect des procédures en place

Profil du candidat

Expérience
- Une expérience sur un poste associatif similaire serait un plus
- Formation en gestion demandée (minimum Bac + 2)
- La maîtrise d’un logiciel comptable courant serait appréciée
- Une compétence en matière de suivi budgétaire serait appréciée
- Maîtrise des logiciels courants, indispensable (Word, Excel)

Qualités
- Rigueur dans le travail, sens de l'organisation
- Esprit de collaboration active avec les différents membres de l'Association (équipe dirigeante, salariés permanents et intermittents, bénévoles)
- Respect du travail et des attentes de chacun.
- Intérêt pour les objectifs de l’Association, dont en particulier :
o Accès à la culture pour tous
o Création de spectacles vivants
o Développement humain et culturel sur le territoire Jura-Nord
- Capacité d’initiative et de travail en équipe (cf. profil de l’Association).
- Bon relationnel.

Conditions et Contact
- Poste à pourvoir au 2 novembre 2015
- Conditions : CAE CUI 20h
- Disponibilité en dehors des horaires habituels, avec récupération
- Documents à envoyer avant le 11 septembre 2015 : CV + LM + vérifier l’éligibilité à un contrat aidé
- Contact : Lolita MONNOT, Présidente.
- Mail : [email protected]
- Téléphone : 06 74 54 00 08

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