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Coordinateur-rice des équipes d’accueil et de contrôle d’accès H/F

Autoentrepreneur CITIA  Annecy, Auvergne-Rhône-Alpes, France 25 Jan 2019

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Dans le cadre de la prochaine édition du Festival international du film d’animation qui aura lieu, à Annecy, du 10 au 15 juin 2019, et sous la responsabilité du service « Accueil des publics » vous assurerez la coordination des équipes d’accueil et de contrôle d’accès en salle de projection, au Marché International du Film d’Animation et lors des rencontres professionnelles : environ 250 personnes, CDD et bénévoles.

Vous serez assisté.e d’une personne à partir de début mai puis d’une dizaine de responsable de sites pendant la manifestation.

Dates du poste : 1er avril - 28 juin

En amont de la manifestation:

  • Prendre connaissance des différents lieux (environ 10) et événements organisés (projections, conférences, ateliers…)
  • Connaître les types d’accréditation et les conditions d’accès
  • Connaître les postes existants et leurs missions (contrôles, hôtesse, litige etc.…)
  • Comprendre le système de contrôles d’accès (application et procédure globale)
  • Estimer les besoins en ressources humaines et constituer les équipes par lieux
  • Recenser les besoins logistiques par salle (matériel, signalétique …)
  • Connaître les consignes de sécurité et faire le lien avec les agents de sécurité
  • Connaître et ajuster si besoin le sens des flux sur chaque lieu d’événement
  • Assisté d’une personne : Etablir les plannings des équipes recrutées par CITIA : environ 250 personnes : 20 CDD et 230 bénévoles.

Avec la Responsable Accueil des publics:

  • Faire le suivi et la mise à jour des besoins en signalétique sur les différents lieux d’accueil
  • En lien avec les services Logistique et Systèmes d’informations, préparer, mettre en place et animer des Sessions de formation (procédures, présentations power point, ateliers de mise en pratique) à destination :

- des contrats CDD : une semaine de formation du 3 au 7 juin

- des bénévoles contrôle d’accès : plusieurs sessions la veille du festival

Pendant la manifestation :

  • Coordination des responsables de sites (environ 10 personnes)
  • Etre en capacité de gérer d’éventuels litiges ou tensions > faire remonter les dysfonctionnements ou difficultés rencontrés auprès de la responsable Accueil des publics
  • Gestion des flux de publics selon besoin ou demande d’un responsable de site
  • Etre présent physiquement sur les différents lieux de contrôle auprès des équipes
  • Veiller au respect des consignes de sécurité
  • Faire le lien avec son assistant, responsable d’un site, pendant la manifestation
  • Faire le lien quotidiennement et dès que nécessaire avec la responsable Accueil des publics

 

Après la manifestation :

  • Compiler, analyser et synthétiser les bilans reçus des responsables de sites
  • Rédiger un bilan personnel de la mission

Profil recherché

  • Bonne maîtrise de l'anglais (écrit, oral) – participants en provenance de 80 pays
  • Maîtrise de Power Point et des outils bureautique
  • Etre à l’aise avec les smartphones et les applications mobiles en général
  • Aptitude au management d'une équipe de taille importante : expérience nécessaire
  • Sens du leadership
  • Gestion de planning
  • Autonomie, réactivité, rigueur, dynamisme, polyvalence, esprit d'équipe et diplomatie
  • Gestion du stress et aisance orale
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