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Gestionnaire de scolarité et de conférences

CDD Universite Paris Diderot  Paris, Île-de-France, France 23 Juil 2019

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Au sein du Pôle Ouvert d’Enseignement à Tous (POET) – pôle d’enseignement pluridisciplinaire, regroupant 4 scolarités, mobilisant près de 160 intervenants et offrant des enseignements diplômants et non diplômants à une diversité de public : jeunes sortis du système scolaire, demandeurs d’emploi, retraités, salariés, actifs, personnes détenues, étudiants en reprise d’étude… soit 2200 personnes, l’agent.e assure en lien hiérarchique avec le.la responsable administratif.ive, la gestion e la valorisation des activités de l’Université Ouverte (offre de formation non diplômante) concernant 1300 stagiaires pour 75 cours, 90 conférences (70 enseignants et conférenciers). Il veille à la planification des cours en cohérence avec les orientations stratégiques.

Missions

 

ActivitésNiveau requis
AME
 

 

 

 

Scolarité

 

 

Accueillir, informer et orienter (téléphone, courriel et en présentiel) le public de l’Université Ouverte

 

Participer à l’organisation des inscriptions administratives et pédagogiques des stagiaires

 

Traiter et diffuser des informations (absence, changement de salles, d’horaires, supports de cours, etc.)

 

Planifier et réserver des salles pour les cours, respectivement sur Access et sur ADE.

 

Assurer et exploiter les bases de données relatives à la scolarité des stagiaires

 

Assurer la dématérialisation de la campagne d’inscription de l’Université Ouverte, notamment à travers, le paramétrage d’une plateforme d’inscription (numérique)

 

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Communication

Contribuer à la valorisation de l’Université Ouverte sur le web (mettre à jour des informations sur le site internet)

 

Gérer des mailings listes, rédaction et préparation de la newsletter

 

Contribuer au développement de l’Université Ouverte par l’analyse des offres culturelles et scientifique et actions de communication

Contribuer aux développements des partenariats

 

Réceptionner et pré-maquetter l’offre des cours et des conférences.

 

Participer aux divers événements du service (Journée Portes Ouvertes, salons promotionnels…).

 

Mettre en place un réseau de diffusion de l’offre en interne et en externe

 

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Gestion

 

Préparer et participer aux réunions des commissions pédagogique et scientifique de l’Université Ouverte.

 

Gérer le recrutement des enseignant.e.s (envoi, réception et suivi du dossier administratif).

 

Gérer les équipements pédagogiques (vidéoprojecteur, ressources…)

 

 

 

 

 

 

 

 

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Outils spécifiques à l’activité

Logiciel Planning ADE X 
Outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint.

Messagerie électronique.

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Connaissances particulières

Ce poste exige de la réactivité, une très grande aisance relationnelle, de la polyvalence et une grande autonomie  X
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