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Le CCAS de Grenoble recrute un h/f secrétaire administrative accueil

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

ven, 2016-05-27
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MISSIONS ET PROFIL
Poste à temps plein (35h) à pourvoir du 30/05/16 au 31/08/16-
Horaire 8H30 12H 30 – 14H 17 H
 
Rémunération brute mensuelle: 1686€ + congés payés
  • Accueil physique du siège du CCAS :
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  • Accueillir physiquement les usagers du siège, les partenaires institutionnels et agents du CCAS
  • Analyser, qualifier  et orienter chaque demande par le biais  des outils Intranet Ccassiopée, « qui fait quoi », Internet, plaquettes d’information
  • Respecter la procédure spécifique pour les domiciliés avec utilisation du répertoire alphanumérique et classement des courriers
  • Renseigner l’usager, chaque fois qu’il est en capacité de le faire en utilisant les outils à sa disposition
  • Contacter la personne concernée par le rendez vous et gérer au mieux ce temps d’attente
  • Réceptionner les colis, les plis et les livraisons et informer les services du siège de leur arrivée
  • Réceptionner le courrier dans la boite aux lettres extérieure du CCAS et les courriers déposés à l’accueil  (enregistrement dans Excel) , signer les bordereaux de livraisons
  •            
    Accueil téléphonique du siège du CCAS :
  •  
  • Réceptionner tous les appels extérieurs (usager, équipement, partenaire institutionnel), qualifier la demande orienter et transmettre l’appel au référent concerné ou à son remplaçant.
  • Gérer les appels internes reçus au standard
Participation à la vie du Service et au CCAS :
  • Participer aux réunions du CCAS
  • Participer aux réunions d’équipe
Compétences :
  • Maîtrise des outils  de bureautiques (WORD/EXCEL) et de communication (Outlook, Internet, Cassiopée)
  • Maîtrise de la langue écrite et orale (orthographe, grammaire, style…)
  • Rigueur organisationnelle (classement, organisation)
  • Gestion du temps et de l’urgence
  • Accueil et sens relationnel
  • Sens de la communication
Profil: diplôme et/ou expérience dans le domaine de l’accueil exigé
 
Type&nbsp: 
Emploi
RESUME DU POSTE
Finalités du poste :
  • Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité à tous les usagers du siège et faciliter l’accès au service sollicité
  • Garantir la circulation du courrier et la transmission de l’information pour l’ensemble du CCAS 
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