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L’institut de l’Engagement recrute un chargé de mission logistique événementielle f/h – Fontaine

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

jeu, 2016-09-15
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MISSIONS ET PROFIL
L’Institut de l’Engagement
Fondé en 2012, présidé par Martin Hirsch et dirigé par Claire de Mazancourt, l’Institut de l’Engagement[1] s’est fixé pour objectif de valoriser les parcours civiques pour donner naissance à une nouvelle génération de citoyens et responsables éclairés, porteurs des valeurs d’engagement et de citoyenneté.
Pour cela, l’Institut repère des jeunes qui ont montré leur fort potentiel lors d’un engagement au service de l’intérêt général, quels que soient leur niveau de diplôme, leur origine sociale ou géographique.
Il permet à chacun de ces « lauréats » de mener à bien un projet d’avenir qui lui permettra de réaliser tout son potentiel. Il donne à chacun de ses lauréats les clés pour agir et porter tout au long de son parcours les valeurs d’engagement et de citoyenneté.
L’Institut mobilise près de 300 partenaires (entreprises, fondations, associations, universités, écoles, établissements de formation, collectivités locales, établissements culturels, etc.) autour des valeurs qu’il porte.
En Juin 2014, l’Institut de l’Engagement a reçu le label présidentiel « La France s’engage ». Depuis sa création, il a déjà accompagné plus de 1500 jeunes, avec plus de 90% de résultats positifs.
L’Institut de l’Engagement compte aujourd’hui trois antennes régionales (Paris, Grenoble et Bordeaux), deux autres antennes seront créées d’ici la fin 2017.
Informations détaillées sur le site https://www.engagement.fr/
 
1)Mission principale
L’association recherche un(e) chargé(e) de mission pour organiser les Universités de l’Institut de l’Engagement. Les Universités de l’Engagement proposent :
  • Des conférences, visites et rencontres permettant aux lauréats de s’ouvrir sur les acteurs et les enjeux du monde contemporain.
  • Des forums (métiers, création d’activité, formation) pour donner l’occasion aux lauréats l’occasion de rencontrer de nombreux professionnels.
  • Des ateliers qui leur apportent des compétences nécessaires à leur projet
Les lauréats de l’Institut s’y retrouvent pour créer une promotion et développer leur réseau. Ces temps forts peuvent réunir de 200 à 500 personnes.
Le (ou la) chargé(e) de mission est en charge de l’organisation logistique. L’élaboration du contenu des événements relève de la responsabilité du directeur pédagogique de l’Institut de l’Engagement.
 
2)Détails de la mission
Le ou la chargé(e) de mission sera sous la responsabilité du chef de projet Universités de l’Engagement. Il (ou elle) travaillera au quotidien en lien avec les différents pôles de l’Institut (pôle pédagogique, pôle partenariat et Communication et pôle des Affaires générales) sur les tâches suivantes :
 
En amont de l’événement,
  • Suivi de projet : Rédiger et garantir le respect d’un rétroplanning précis propre au projet ; Monter et suivre le budget de l’événement ;
  • Gestion administrative : Gérer le site d’inscription (mise à jour des informations, gestion et suivi des inscriptions des inscrits, suivi mail et relances téléphoniques) ; Collaborer avec le service des Affaires Générales pour le suivi des factures ; suivi administratif ;
  • Logistique : Identifier des sites de séminaires adaptés ; Rédiger les cahiers des charges prestataires, étudier les propositions, valider les devis (hébergements, restauration, visites) ; Coordonner et suivre des transports groupés proposés aux lauréats ;
  • Communication : Collaborer avec le pôle Communication et Partenariat pour définir et mettre en œuvre le plan de communication événementiel ; Collaborer en binôme avec le chef de projet sur la définition des outils de communication ; garantir le respect des échéances en lien avec les prestataires et/ou partenaires ;
  • Rechercher des sponsors et des partenaires opérationnels.
 
Pendant l’événement,
  • Organisation du montage : installation du site, installation des salles, affichage
  • Coordination sur le terrain : Accueil, restauration, hébergement, gestion des flux, gestion d’autres tâches pluridisciplinaires ; être l’interlocuteur des prestataires ; gérer les imprévus
 
Post événement,
  • Rédiger le débrief de l’événement
  • Réaliser le bilan qualitatif et financier de l’événement
  • Gérer les retours prestataires et le suivi des facturations
  • Assurer le suivi des remerciements
  • Contribuer à l’évaluation de l’événement : définir des outils de mesure d’impact de l’événement et soutenir le pôle Partenariat et Communication dans le suivi de la restitution auprès des intervenants, des lauréats et des prestataires.
 
Le poste est basé dans les locaux de l’antenne Grand Sud Est de l’Institut de l’Engagement au 13 rue Abbé Vincent, 38 600 Fontaine. Le ou la chargé(e) de mission sera amené(e) à effectuer des déplacements occasionnels.
 

Formation

Niveau Bac+3 (minimum)
 

Compétences requises

Capacités d’organisation, d’anticipation

Savoir travailler en équipe projet
Maîtrise et pratique des outils bureautiques, méthodologie base de données, tenue de tableaux de bord
Avoir une bonne pratique et expérience rédactionnelle (courrier, projet, bilan…)
 
Qualités requises
Autonomie ; Force de proposition ; Sens pratique ; Capacité de résistance au stress ; Aptitude à l’animation ; Rigueur ; Créativité, Curiosité ; Bonne compréhension et reformulation des besoins ;
Intérêt pour l’Institut de l’Engagement, ses objectifs et ses valeurs.
 
Durée
Disponibilité immédiate
CDD pouvant évoluer vers un CDI
Temps plein
Disponibilité ponctuelle en soirée et fin de semaine. Disponibilité totale pendant les événements.
 
 

[1] «Institut du Service Civique » jusqu’à l’automne 2015.
Type&nbsp: 
Emploi
RESUME DU POSTE
L’institut de l’Engagement recrute un(e) chargée de mission logistique événementielle à Fontaine
Disponibilité immédiate. Temps plein
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