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Office & Happiness Manager

CDI HUNIC Conseil  Paris, Île-de-France, France 29 Nov 2018

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

HUNIC Conseil Cabinet de recrutement et d’approche directe disposant d’un pôle d’expertise dans l’environnement « Culture & Divertissement » recrute un(e) Office & Happiness Manager pour son client unE Maison experte dans l’organisation d’évènement dans le domaine de la Mode, dans le cadre d’un poste en CDI.

Poste à pourvoir dés que possible afin de devenir l’Ambassadeur(drice) de notre client.

Rattaché(e) au DAF, vous évoluez dans un milieu extrêmement dynamique et où il est impératif de s’adapter constamment aux nombreuses demandes des collaborateurs et du Directeur Général (une personnalité exigeante et passionné)

Vos missions sont multiples avec beaucoup de micro-tâches, il est important d’avoir une excellente hiérarchisation de vos missions, être capable d’une grande autonomie et avoir le sens des responsabilités.

Vos missions au niveau opérationnel sur Office Management seront les suivantes : 

  • Etre le point de contact du bureau pour les clients internes et externes
  • Responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau.
  • Vous êtes en charge de la bonne tenue et la sécurité du bureau :
    • Mise en place et suivi des contrats de maintenance : électricité, sécurité incendie, ménage, climatisation, relamping, contrôle des visites annuelles, etc…
    • Référent IT (informatique) : faire le relais entre les collaborateurs et les services IT et gérer les urgences de manière autonome.
    • Achat et configuration des ordinateurs, mobiles, logiciels.
  • Responsable travaux : négociation des devis, suivi, conformité.
  • Négociation des contrats/ coûts.
  • Gestion des transports – envoi de colis / mobilier / structures dans le monde entier : vous serez en charge de la bonne gestion des envois et documents s’y afférent (douane, importation, proforma, négociation des cotations et délais)
  • Gestion des urgences

Vos missions au niveau Administratif sur la fonction d’Office Manager : 

Gestion du budget sur la partie Office Management :

  • Validation et suivi facturation
  • Suivi et négociation des contrats  : challenger les prestataires et suivi de la veille concurrentielle
  • Gestion des voyages :
    • Référent auprès de nos agences de voyage : s’assurer de la bonne bonne coordination avec nos équipes /qualité de service/et respect des budgets.
    • Réservation et suivi des billets pour certains collaborateurs.
  • Gestion des dépenses CB : nombreux achats pour nos évènements ou pour le bureau

Mise en place de process et de nouveaux outils améliorant le fonctionnement au bureau (facilty management).

La volonté de notre client est de trouver une personne qui sera un/une facilitateur F/H de la vie de bureau et de celles des collaborateurs … Votre bonne humeur est légendaire, votre exigence du travail bien fait, votre capacité à rendre les gens heureux (dont votre patron) alors vous êtes la personne que nous recherchons

Gestion des litiges : copropriété, travaux, fournisseurs, rédaction des courriers et suivi des dossiers etc…

Pour la vie de bureau et le côté « Happiness », vos missions seront les suivantes :

  • Accueil des nouveaux arrivants : création ID, remise matériel informatique, badge, etc…
  • Organisation des petits déjeuners d’équipes, anniversaires, etc…
  • Traitement du courrier entrant et sortant
  • Prise en charge des appels téléphoniques entrants
  • Gestion de l’agenda et de certains meetings
  • Gestion des coursiers et des colis
  • Préparation des salles de réunion

 

Autres missions :

Achat des divers consommables pour le bureau (cafeteria, fournitures de bureau, etc…)

Achat de mobilier en accord avec le Directeur Artistique

Vous serez par ailleurs amené à être sollicité durant les périodes intenses par le département production afin de participer à la bonne réalisation de nos évènements (une centaine par an)

 

De formation BAC +2 minium, vous êtes tout simple fabuleux/leuse dans ce rôle.

Une expérience minimum de 4 ans sur un poste similaire est nécessaire sur ce poste
Vous êtes polyvalent, doté d’une grande rigueur, d’une souplesse forte, d’une disponibilité mais surtout d’un professionnalisme de haut niveau.

Sur ce poste, l’anglais est obligatoire du fait des échanges avec les interlocuteurs et clients étrangers mais aussi les filiales

Notre client est sur Pack office / Univers Apple / Google Cal.

Des bases en IT sont nécessaires

La rémunération selon les profils entre 35 et 42k

Poste au 35h, Tickets resto / Mutuelle / Prévoyance et 50% transport

 

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