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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Le bureau du cabinet, composé de 5 sections, a pour mission de mettre en œuvre les moyens nécessaires au fonctionnement du cabinet du ministre en assurant la gestion administrative et technique, la gestion des secrétariats et des chauffeurs, les distinctions honorifiques, la correspondance et l’organisation des réceptions sur le site de Valois.

L’ensemble des personnels de soutien du cabinet est rattaché au bureau du cabinet.

Liaisons hiérarchiques :

  • Chef du bureau du cabinet

Liaisons fonctionnelles :

  • Bureau de la qualité comptable

  • Bureau du fonctionnement des services

Missions et activités principales :

I/ Gestion budgétaire

  • Élaboration et suivi de tableaux de bord mensuels et annuels

  • Création d'outils de contrôle fiabilisés

  • Outil de projection de la dépense (en fonction de l'historique des années antérieures)

II/ Gestion de la régie

  • Suivi des factures et des virements de la saisie jusqu’au paiement en lien avec les services de gestion (Bureau du fonctionnement des services)

  • Contrôle des pièces justificatives et des dossiers avant transmission au comptable

  • Rédaction de certificats administratifs

  • Tenue de la caisse, suivi des opérations du compte bancaire et gestion des moyens de paiement (monnaie, chèques, cartes achats ou professionnelles)

  • Élaboration des documents à destination des postes diplomatiques dans le cadre de la prise en charge des dépenses du ministre lors des voyages officiels à l'étranger

  • Centralisation des données relatives aux ordres de mission des membres du cabinet

  • Encaissement des recettes (repas, événements)

Spécificités du poste / contraintes / Sujétions :

Lagent est tenu d'observer, pendant la durée de ses fonctions au cabinet et par la suite, le secret professionnel sur les travaux qu'il aura effectués ou les renseignements qu'il aura recueillis.

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :

Une solide expérience dans la gestion budgétaire et comptable est recherchée. Une expérience dans le secteur public et la connaissance de la GBCP seront des atouts.

Compétences principales mises en œuvre : (initié – pratique – maîtrise – expert)

Compétences techniques :

  • Maîtrise des règles budgétaires et comptables de l’État (expert)

  • Maîtrise des outils informatiques (expert)

  • Connaissance du logiciel Chorus et A-Régie (pratique)

  • Pratique de règles et procédures relatives aux mouvements de fonds, des valeurs détenues, des fonds encaissés dans le cadre d’une régie de recettes (pratique)

Savoir-faire :

  • Rigueur (expert)

  • Respecter et faire appliquer la réglementation, les procédures et consignes dans son domaine (maîtrise)

  • Capacité à recueillir, diffuser, et traiter de l’information (maîtrise)

  • Capacité à rendre compte (maîtrise)

  • Saisie et mise en forme des documents (maîtrise)

  • Autonomie (maîtrise)

Savoir-être (compétences comportementales) :

  • Discrétion absolue (expert)

  • Réactivité (expert)

  • Rigueur et organisation (expert)

  • Fiabilité et disponibilité (expert)

  • Qualités relationnelles (maîtrise)

Qui contacter ?

Transmettre, par courrier électronique, une lettre de motivation et un CV à :

« Les candidatures sont examinées collégialement par au moins deux personnes. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. »

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