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eac_jobculture_2016c


Secrétaire de direction H/F

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

L’Institut du Monde Arabe est un lieu de culture fruit d’un partenariat entre la France et le monde arabe. Fondation de droit privé, l’IMA a été conçu pour faire connaître et rayonner la culture arabe. Il est devenu aujourd’hui un véritable « pont culturel » entre la France et le monde arabe.

Dans le cadre de remplacements, il est prévu de recruter sous contrat à durée indéterminée une secrétaire de direction pour la Présidence Direction Générale.

 

MISSIONS 

 

D’une façon générale le (la) secrétaire de direction facilite l’ensemble des opérations logistiques traditionnelles d’un secrétariat à la Présidence Direction Générale.

Vous aurez pour principales missions de :

  • Assurer les tâches courantes de secrétariat telles que :
    • Dépouillement, tri et rédaction de courriers,
    • Traitement des appels téléphoniques,
    • Gestion des agendas et organisation des réunions,
    • Traitements des mails du président de l’Institut,
  • Prendre en charge la préparation des réunions et organiser les voyages de la Présidence Direction Générale (commandes et suivi des factures) :
    • Préparation des dossiers du conseil d’administration, du bureau et du haut conseil,
    • Préparer les fonds de dossiers pour les réunions et entretiens,
    • Rédaction des comptes rendus de réunion,
  • Traiter aussi les notes de frais et de les transmettre à la comptabilité
  • Gérer l’organisation des visites et assurer l’accueil de la Présidence
  • Gérer les documents administratifs et budgétaires ainsi que des états liés à la gestion des dossiers
  • Gérer les relations internes avec les services de l’Institut et externes.

Cette liste de tâches n'est pas limitative.

 

 

PROFIL ET CONNAISSANCES REQUISES

Pour ce poste, le (la) candidat(e) retenu(e) devra faire preuve des qualités et compétences suivantes :

  • Parfaite discrétion et respect absolu de la confidentialité
  • Capacité à travailler dans un milieu exigeant et à absorber une charge importante de travail,
  • Savoir travailler en collaboration avec les conseillers du Président ainsi que son Directeur de Cabinet,
  • Grande rigueur et précision,
  • Disponibilité, anticipation et réactivité,
  • Parfaite maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une bonne connaissance de l’anglais et/ou de l’arabe à l’écrit et à l’oral,
  • Excellent relationnel et sens de la communication,
  • Connaissance basique en didactique des langues,
  • Compétences rédactionnelles.
  • Parfaite maîtrise des outils informatique et bureautique,

 

EXPERIENCE 

 

Le (la) candidat(e) retenu(e) aura idéalement validé une expérience similaire de 3 années au moins, sera diplômé(e) d’une formation au minimum égale à un Bac +2 de type BTS Assistanat de Direction.

 

Les candidatures (curriculum vitae et lettre de motivation) devront être envoyées par mail à la Direction des Ressources Humaines, [email protected], avant le Mercredi 6 juillet 2016 à 17 h délai de rigueur.

 

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