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Stage Accueil des Publics Festival

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

CITIA est un centre de ressources et de compétences dans le domaine de l’image et des industries créatives, qui se décline autour de trois axes : la culture, l’économie et les formations.

Dirigé par Mickaël Marin, CITIA organise le Festival international du film d’animation et le Mifa. Il contribue également au développement économique local par une offre de formations, un soutien aux entreprises du secteur et l’animation du lieu totem des Papeteries – Image Factory.

Dans le cadre de la préparation de la prochaine édition du Festival international du film d’animation d’Annecy (du 15 au 20 juin) et de son Marché (du 16 au 19 juin), CITIA recherche un.e stagiaire pour le service Accueil des Publics.

En renfort dans ce service, qui a en charge les aspects accréditations, invitations, billetterie, hébergement, transport, les salles de cinéma ainsi que l’accueil des publics, le stagiaire assurera les missions suivantes, sous la responsabilité de la responsable du service :

En amont de l’événement

  • Responsabilité de l’opération « Coupons repas »pour les bénévoles et membres de jury : estimation des besoins, relationnel avec une vingtaine de restaurateurs, mise en place des coupons avec le service Communication, préparation des kits pour les restaurateurs.
  • Responsable du transport de 200 invités (mission en lien avec un prestataire externe)
  • Transferts aéroport/gare <> Annecy: réception des formulaires transfert, relances, saisie des informations dans la base de données, envoie des confirmations, relationnel avec les participants par courriel ou téléphone, suivi administratif & transmission des informations au prestataire.
  • Transferts intra-muros: gestion de planning des invités, coordination des véhicules, gestion dernière-minute.
  • Point Accueil « Transport »: planning et formation des équipes, préparation de l’accueil
  • Pilotage du projet « Bagagerie »: dans le cadre de mise en place d’un nouveau service gratuit pour l’ensemble de 12 000 festivaliers, estimer le besoin en bénévoles et en staff, mettre en place la signalétique et assister à la mise en place de formation des équipes et suivi sur place
  • Contributions aux nouveaux chantiers prévus pour 2020 :
  • Mise en place des équipes de bénévoles d’accueil en salle (évolution des plannings des missions…)
  • Mise en place d’une offre des vélos et parkings vélos sur Annecy
  • Mise en place de communication sur les transferts sur place
  • Assistance dans différentes tâches au sein du service
  • Base de données
  • Accréditations

Pendant l’événement

  • Suivi et gestion des transports des invités (aéroport & intra-muros), en relation avec le prestataire, les chauffeurs, les invités et les différents services de Citia.
  • Suivi et gestion de l’équipe des bénévoles.

Profil recherché

• Bonne maîtrise de l’anglais (écrit, parlé) – participants en provenance de 92 pays
• Bonne maîtrise des outils informatiques de base : traitement de texte, classeur, base de données, logiciel de messagerie
• Sens de l’organisation et de la logistique : organisé.e, dynamique, réactif.ve
• Qualités relationnelles : sens du service, de l’accueil et diplomatie
• Esprit d’équipe
• Bonne gestion du stress
• Sens de l’initiative

 

  • Stage conventionné uniquement
  • Stage de 4 à 6 mois, à partir de fin janvier / début février. Dates minimum imposées : 4 mars au 26 juin
  • Gratifications selon les dispositions légales
    Horaires aménagés sur la base de 35h/semaine (grande disponibilité du 3 au 20 juin)
  • CV + lettre de motivation à adresser à miilanorros(a)citia.org en rappelant en objet le nom de stage

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