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Stage Assistant(e) à la gestion administrative/ secrétariat / accueil

Stage CIAM – Centre International des Arts en Mouvement  Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France 29 Mar 2019

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Le Centre International des Arts en Mouvement, lieu de référence des arts du cirque en Pays d’Aix, œuvre à partager la diversité de ces arts avec le plus grand nombre, habitants ou artistes, enfants ou adultes, initiés ou novices. Il se veut un lieu de rencontre entre les arts, de dialogue et de découverte, où naissent projets et vocations, sans frontière artistique ni sociale. Il est organisé autour de quatre axes majeurs : découverte, transmission, création, diffusion, qui se nourrissent mutuellement.

Dès octobre 2013, le CIAM ouvre son école de pratique amateur des arts du cirque, accueillant enfants et adultes tous les soirs de la semaine, le mercredi toute la journée et le samedi matin. Près de 450 élèves la fréquentent chaque semaine, découvrant les arts du cirque auprès d’artistes pédagogues professionnels. Lors des vacances ou des week-ends, des stages spécialisés ou de découverte sont organisés à destination des enfants ou des adultes. En journée, des établissements scolaires ou spécialisés sont accueillis pour des projets de courte ou longue durée. Au mois de juin, un spectacle de fin d’année des élèves rassemble plus de 2000 spectateurs.

Le CIAM organise également le festival Jours [et nuits] de cirque(s) à la fin du mois de septembre, qui rassemble près de 10.000 spectateurs à chacune de ses éditions. Tout au long de l’année, le lieu accueille des artistes en résidence de création, afin de travailler leurs futurs spectacles. Des présentations d’étapes de travail publiques gratuites sont proposées régulièrement.

 

 

Le Centre International des Arts en Mouvement recherche une personne motivée et sérieuse, ayant envie d’apprendre, pour accompagner l’équipe et notamment l’équipe pédagogique et la directrice administrative sur l’accueil et la gestion administrative des adhérents du Centre International des Arts en Mouvement.

MISSIONS

La personne sera en lien étroit avec l’équipe pédagogique et sa coordinatrice, et avec la directrice administrative, et des réunions d’équipe régulières avec la direction seront organisées.

Il/Elle sera notamment amené(e) à travailler autour des sujets suivants :

Accueil et relations aux adhérents

  • -  Standard téléphonique et réponse aux questions ;
  • -  Renseignement sur les différentes activités proposées par le CIAM (école de pratique amateur, stagesenfants et adultes, sorties de résidence etc.) ;
  • -  Réponses aux emails reçus ;
  • -  Accueil sur site des visiteurs (parents d’élèves, artistes, groupes scolaires etc.).Gestion des inscriptions et secrétariat
  • -  Saisie des fiches d’inscription sur un logiciel de suivi des adhérents (formation prévue) ;
  • -  Rappels pour les documents manquants dans les dossiers ;
  • -  Confirmation des inscriptions ;
  • -  Création des dossiers d’inscription pour les futurs stages ou pour l’école ;
  • -  Préparation des fiches d’appel de l’école ;
  • -  Suivi des réservations pour les présentations publiques.
  • Assistance à la gestion administrative
  • -  Préparation des fiches d’encaissement ;
    • -  Préparation des cartes d’adhérents ;
    • -  Préparation de documents pour le cabinet comptable.CRM / Suivi du remplissage
    • -  Suivi du remplissage des différents cours et stages ;
    • -  Alerte en cas de cours complet ;
    • -  Saisie des outils de suivi de remplissage.

PROFIL RECHERCHÉ

- Etudiant(e) en BTS secrétariat ou tourisme, ou en formation management de l’hospitalité - Bonnes aptitudes rédactionnelles.
- Orthographe irréprochable.
- Maîtrise des outils Internet, pack Office.

- Bonnes qualités relationnelles.
- Autonomie, rigueur, créativité, curiosité, esprit d’initiative, qualités d’écoute.

- La maîtrise de l’anglais ou d’autres langues est un plus.
- Le permis de conduire et le fait d’être véhiculés sont des plus.
- Pas de connaissance préalable du milieu circassien exigée, mais une envie de le découvrir.

Le Centre International des Arts en Mouvement est une structure en plein développement, avec une équipe dynamique et peu nombreuse, où tout le monde se connaît.

Cette expérience est l’occasion d’apprendre rapidement de nombreux outils et d’être en situation de se voir confier rapidement des responsabilités, de découvrir un milieu unique auprès d’artistes pédagogues reconnus. Ainsi, une grande ouverture d’esprit, une implication dans la vie de la structure, une envie d’apprendre et une efficacité active seront de mise.

CONDITIONS

Début : avril 2020
Durée du stage : 4 mois minimum
Lieu du stage : Aix-en-Provence (13).

Permis de conduire et véhicule préférables.

L’éligibilité au service civique est un plus.

CANDIDATURE

Merci d’adresser vos CV et lettre de motivation à Valentine Bellone, Responsable de l’accueil et assistante à la coordination pédagogique, à l’adresse [email protected] en précisant dans l’objet du mail « Candidature stage accueil ».

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