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Un ou une Assistante administrative

CDI MJC de Sceaux  Sceaux, Île-de-France, France 29 Avr 2021

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Association régie par la loi de 1901 (70 animateurs, 1300 adhérents), est un lieu d’accueil, d’organisation d’activités de loisirs et de programmation culturelle implanté au cœur de la ville de Sceaux depuis 60 ans.

MISSIONS

Administration du personnel                                                                                                 

  • Préparation des contrats et avenants aux contrats de travail,
  • Mise à jour et suivi des données liées à la paie en lien avec la comptabilité
  • Suivi et mise à jour des dossiers du personnel,
  • Actualisation des informations administratives des salariés
  • Suivi des visites médicales du personnel
  • Suivi des demandes et plans de formation pour les salariés
  • Gestion et suivi des contrats avec les intervenants d’activité prestataires
  • Assistance à la mise en place des élections du CSE (tous les 4 ans)

 

Missions administratives

  • Bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports…)
  • Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (demandes de subvention, plan de formation des salariés, contrats de travail, préparation des documents du Conseil d’Administration et archivage des procès-verbaux …)
  • Préparation de l’Assemblée Générale (documents préparatoires, convocation, organisation des votes, organisation de l’accueil des participants, archivage des procès-verbaux…)
  • En charge de la mise en place de l’organisation des inscriptions en lien avec l’équipe d’accueil et la direction, et du paramétrage des activités dans la plateforme d’inscription GOasso (formation interne prévue)
  • Elaboration des statistiques des adhérents (rapport de l’Assemblée Générale, dossier de subvention, ateliers complets)
  • Veille et prospection des dossiers de subventions
  • Gestion des adhésions du club de randonnée
  • Assurance : suivi et gestion des contrats d’assurance
  • Rédaction des comptes rendus de réunions

 

 

Courriers

  • Enregistrement du départ/arrivé, transmission aux services
  • Rédaction, mise en page et envoi des courriers
  • Edition des courriers ou mails d'information (absence, remplacement animateur, évènement de fin de saison…)

 

En lien avec la comptabilité 

  • Suivi contentieux (courriers, relance, remboursements, avoirs)
  • Edition des mémoires de frais

 

Commandes bureautique

  • Consommables et fournitures (suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs,…)
  • Suivi du budget pédagogique des ateliers

 

Accueil

  • Accueille, informe et oriente le public
  • Inscription des adhérents aux ateliers, stages, et évènements
  • Veille à conserver un espace accueillant et agréable
  • Se fait le relais au quotidien entre les animateurs d’activités, les adhérents et l’équipe permanente
  • Mise à jour des dossiers ressources, permettant de répondre aux questions du public ainsi que les documents mis à disposition de celui-ci (flyers, plaquette d’activités)

 

 

PROFIL

  • Bonne maitrise de Word et Excel
  • Capacité d'organisation et de planification
  • Excellentes capacités rédactionnelles, maîtrise parfaite de l’orthographe
  • Capacités relationnelles,
  • Réactivité,
  • Polyvalence,

 

FORMATION

  • BTS Assistant de Direction, Assistant de Manager, Assistant de Gestion PME-PMI ou Comptabilité et Gestion des Organisations ;
  • DUT : Gestion des Entreprises et des Administrations ou Gestion Administrative et Commerciale

 

REMUNERATION

N/C

 

VOLUME HORAIRE

24 heures hebdomadaires

 

REPARTITION HORAIRE

A définir / emploi du temps adaptable

 

Contrat 

CDI

Convention collective de l’animation.

 

Déposez ou envoyez votre candidature (CV, lettre de motivation) à l’attention d’Olivier MOREAU, directeur

  • par mail : o.[email protected]
  • par courrier : ANIMATHEQUE-MJC 21 rue des Ecoles 92330 SCEAUX

(Tél : 01 43 50 86 30)

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