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Un(e) apprenti(e) en Gestion Electronique de Documents – Lyon (69)

Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Présentation – missions

CONTEXTE D’INTERVENTION :

Afin d’accompagner le projet Partage de la fonction RH, la Délégation générale aux ressources humaines a mis en place en septembre 2014 un espace numérique partagé entre les acteurs de la fonction RH pour permettre un accès rapide à certaines pièces de gestion du dossier individuel agent. Cette solution technique transitoire doit préparer à terme la mise en place d’une véritable gestion électronique de documents RH.

Chiffres clés : 10 500 Dossiers Individuels Agent sont actifs à la Ville de Lyon, 14 700 sont inactifs, 28 000 ont été versés définitivement aux Archives municipales.

Depuis février 2015, un espace intranet est mis à disposition de la communauté professionnelle RH (400 acteurs) sous la forme d’une bibliothèque de documents (capacité actuelle de 700 Mo). Un nouveau portail intranet doté du socle technique Sharepoint devrait permettre d’accueillir la base de connaissance de la Ville et les espaces collaboratifs.

L’étude d’opportunité et de faisabilité d’une Gestion Electronique des Documents RH (individuels et collectifs) est inscrite dans le portefeuille des projets stratégiques de la DGRH pour la période 2015-2020. Cette étude sera pilotée par la Mission MDRH.

MISSIONS :

Ce contrat d’apprentissage se déroulera au sein de la Mission Méthode et Développement des Ressources Humaines (MDRH) rattachée au Directeur général adjoint, chargé des Ressources Humaines. L’apprenti(e) rend compte de son activité au conseiller MDRH et travaille avec les professionnels de la Fonction RH de la Ville de Lyon et les experts techniques et fonctionnels (Direction des Systèmes d’Information, Archives municipales, Direction de la Communication interne …).

La mission confiée portera essentiellement sur la conception et l’organisation de la politique de gestion des documents et des connaissances RH. Cette mission doit permettre une gestion efficiente du fonds documentaire dédié aux problématiques RH (enregistrement de documents individuels et de documents à usage collectif).

ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion numérique des documents individuels (agent) RH

– Proposer et mettre en œuvre la consolidation et la sécurisation de l’espace numérique partagé mis en place, en lien avec les utilisateurs et les experts techniques (SI, Archives)
– Participer à l’accompagnement des acteurs RH au changement de pratiques documentaires, mener des actions de sensibilisation (organisation et usage des métadonnées, formats de fichiers …)
– Formuler des propositions d’amélioration (flux de documents individuels, administration de la base documentaire, règles de classement, de nommage et d’archivage, techniques de numérisation …) et après validation, accompagner leur mise en œuvre
– Participer à la formalisation des procédures et modes opératoires en lien avec l’unité Archivage et Conservation du Dossier Individuel (DGRH)
– Préparer le déploiement de l’archivage électronique de la fonction RH, s’inscrivant dans le cadre du projet de système d’archivage électronique à l’échelle de la Ville de Lyon
– Participer à la rédaction de l’étude d’opportunité, de faisabilité et du cahier des charges pour l’acquisition d’un véritable outil de gestion électronique de documents RH
– Contribuer à la préparation des éléments organisationnels, fonctionnels et techniques permettant d’envisager à moyen terme une dématérialisation du Dossier Individuel Agent

ACTIVITE SECONDAIRE :

Gestion numérique des connaissances RH (knowledge management)

– Faire une étude de déploiement de solutions collaboratives et de type réseaux de communautés RH (base d’échanges de pratiques, partage d’expériences et de connaissances appliquées) ainsi qu’une proposition de plan d’accompagnement du changement
– Démarrer la mise en œuvre d’actions de sensibilisation, d’appropriation et de formation interne : e-learning, tutoriels, vidéos, QCM et quizz d’évaluation de connaissances …)
– Assurer une veille sur les meilleures pratiques de numérisation (benchmark, études, ouvrages …)

SAVOIRS / QUALITES :

– Démarche qualité en matière documentaire, techniques de résumé et d’indexation
– Architecture de l’information, ergonomie du web (portail), techniques rédactionnelles liées aux supports numériques, technologies liées au support, création et gestion interactives, programmation
– Ingénierie de la communication
– Principes de la gestion des connaissances, du travail collaboratif et coopératif
– Usage de réseaux sociaux / professionnels

– Aisance relationnelle, capacité d’écoute, capacités pédagogiques
– Réactivité et sens de l’initiative
– Qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse
– Sens de la discrétion et de la confidentialité

CANDIDATURE EN LIGNE jusqu’au 23/08/2015 via le lien suivant : http://www.recrutement-mairie.lyon.fr/fo_annonce_voir.php?id=3583

  • Structure de recrutement: Mairie
  • Localisation géographique : 1 PLACE DE LA COMEDIE, LYON, 69001 (voir la carte Google Maps)
  • Type d’employeur: Fonction publique territoriale
  • Fonction / métier: Gestionnaire en documentation
  • Type de contrat: CDD
  • Niveau de responsabilité : B : cadre intermédiaire / technicien
  • Durée: En fonction de la durée de la formation

Conditions d’exercice

HORAIRES : 35 h hebdomadaires

Profil recherché

DIPLOME PREPARE : Licence professionnelle, Master ou Master 2 en contrat d’apprentissage uniquement (pas de contrat de professionnalisation)

  • Rémunération: Selon réglementation en vigueur / 13ème mois / possibilité de titres restaurant
  • Date limite de candidature: Dimanche, 23. août 2015
  • Date de prise d’effet du poste: Mardi, 1. septembre 2015

Classé dans:Apprentissage, Bib. territoriales, Bibliothèques, CDD, Contrats, Temps complet, Temps de travail Tagged: 69, actions de sensibilisation, apprenti, déploiement archivage électronique, espace numérique partagé, formatisation des procédures, gestionnaire en documentation, propositions amélioration

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