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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

CDD remplacement personnel absent
Montpellier Business School recherche : Un(e) Responsable Bibliothèque H/F

FONCTION:
Garantir la mise à disposition de ressources physiques et électroniques, avec un objectif permanent de contribution aux besoins de connaissances, d’accessibilité aux ressources et d’efficacité du fonctionnement et de satisfaction de ses clients pluriels, multinationaux, apprenants, enseignants, services et directions de Montpellier Business School en cohérence avec ses valeurs d’ouverture et de diversité, de performance et de responsabilité globale au service de la stratégie du Montpellier Business School.
Piloter et assurer la gestion opérationnelle des missions de la Bibliothèque : gestion des achats de documentation physique et/ou électronique, accueil/orientation/recherche documentaire et animation pédagogique facilitant l’utilisation des ressources de la Bibliothèque, archivage institutionnel dans le respect des procédures en vigueur de Montpellier Business School.

MISSIONS & ACTIVITES:
Gestion de la Bibliothèque
 Assurer l’organisation et le bon fonctionnement de l’offre de services de la Bibliothèque pour ses trois missions principales : 1 accueil/orientation/recherche documentaire/animation pédagogique – 2. centralisation des achats de documentation – 3. archives des services.
 Veiller à l’application de tous les process en vigueur pour les trois missions principales du service que cela soit auprès de son équipe directement rattachée qu’auprès du personnel des services et directions utilisateurs ou prescripteurs des ressources.
 Assurer la bonne utilisation des outils de fonctionnement et de pilotage de la Bibliothèque: être garant(e) du respect et de l’utilisation des procédures internes et externes à la Bibliothèque, des indicateurs de pilotage, des outils de mesure de la satisfaction des clients (enquêtes de satisfaction, indicateurs chiffrés de la bibliothèque etc.).
Participer au baromètre de satisfaction du secrétariat général et analyser ses résultats. Mettre à jour les éléments du bilan annuel d’activité.
 Manager et gérer le personnel de la Bibliothèque : missions, animation (réunion), formation, horaires et congés, plannings, chèques de table, évaluations.
 Réaliser un reporting régulier auprès de son N+1, proposer des solutions, anticiper.
 Développer les approches transversales, en co-construction avec les acteurs-ressources en interne.
 Assurer sa participation dans les instances internes et la communication ascendante, descendante et transversale. Participer à des instances externes.
Gestion opérationnelle des services de la Bibliothèque
Gestion des ressources documentaires (physique et électronique)
 Assurer l’information, la valorisation, les animations pédagogiques, la communication et le partage d’indicateurs auprès des clients internes.
 Centraliser les besoins en ressources documentaires et apporter les réponses adaptées en coopération avec les Directions utilisatrices (Faculté, Recherche…etc.) et le N+1. Garantir la disponibilité de ces ressources sur et hors campus.
 Réaliser la veille sur les outils de gestion et supports performants dans le domaine de la mise à disposition des ressources documentaires (base de données, ….etc.).
 Superviser les processus de traitement de la chaîne documentaire : achat, catalogage et indexation, bulletinage, mise à disposition des ressources et archivage des ressources.
 Piloter, organiser, contrôler et valider les inventaires et désherbage des ressources documentaires.
 Suivre et contrôler l’exécution du contrat avec le Centre Français de Copie (CFC), ainsi que toute mesure réglementaire applicable à la gestion des ressources documentaires.
 Mettre en oeuvre et assurer le suivi des projets menés collaborativement avec la Direction Académique et/ou la Direction de la Recherche (exemple : projet Pearson).
 Veiller à la bonne information et à la sensibilisation de tous les utilisateurs aux conditions réglementaires.
 Veiller au bon état de fonctionnement des espaces d’accueil de la Bibliothèque.
 Veiller à la bonne administration du système d’information de la Bibliothèque (PMB).
 Assurer un reporting régulier auprès de la responsable du pôle des services de supports opérationnels.
Achats de documentation et achats de ressources électroniques
 Superviser la gestion centralisée des demandes d’achats et d’abonnements des clients internes, centres de responsabilités, conformément aux règles de fonctionnement en vigueur au sein du Montpellier Business School.
 Superviser la gestion des acquisitions de toutes les ressources et/ou leur renouvellement (format papier et/ou format électronique) acquises sur le budget de la bibliothèque.
 Assurer les interfaces d’échanges et de négociation avec les prestataires du domaine (ressources physiques et électroniques).
Gestion des archives des services
 Veiller à la bonne application du processus d’archivage par l’équipe
 Assurer la prise en compte des demandes d’archivage des services.
 Assurer la bonne conservation des archives versées à la bibliothèque.
Pilotage financier du service de la bibliothèque
 Garantir l’application des procédures en vigueur en matière d’engagements financiers (respect du budget établi, validation des engagements financiers, validation de la facturation).
 Veiller à la bonne exécution du budget 2016 ; établir les budgets rectificatifs selon le calendrier en vigueur.
 Assurer le reporting mensuel budgétaire mensuel auprès de la N+1.
 Construire le budget prévisionnel 2016-2017.
 Clôturer l’exercice 2015 et garantir les contributions inter-services.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:
Niveau d’études et/ou expérience:
Licence ou Master ou niveau équivalent en sciences, histoire, économie, ou droit, … accompagné une formation aux techniques de gestion documentaire ou aux archives.
Expérience opérationnelle de gestion documentaire.
Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques :
Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques :
Connaissance et expérience de l’environnement et des besoins documentaires dans l’environnement de l’enseignement supérieur en sciences de gestion.
Maîtrise des technologies de l’information.
Connaissances sur la réglementation (droit de la propriété intellectuelle etc.).
Sens du service client, diplomatie,
Forte capacité d’adaptation et d’apprentissage
Sensibilité au contexte, excellent sens de la coordination et du reporting
Organisation ; Rigueur ; Auto-contrôle ;
Capacités :
– à manager du personnel,
– à gérer un budget
– à organiser un service.
Pratique courante de l’anglais.

CLASSIFICATION REMUNERATION : Catégorie Cadre, niveau 1, échelon A, rattaché à l’emploi, Responsable de service et à la filière métier Personnel administratif et de service. 2140 euros brut/mois+13ème mois+ avantages en vigueur au sein de Montpellier Business School

TEMPS DE TRAVAIL : CDD de 7 mois Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service.

LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4.

Les candidatures (CV+LM) sont à adresser à M. Just, Chargée de recrutement et d’administration du personnel sous la référence RESP.bibli par courrier électronique ([email protected]).

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