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Emploi culturel : description de l’entreprise et de ses activités

Titre de l’offre d’emploi: Appui à la constitution de bibliothèques métiers H/F

lieu de travail : ville + département: Paris (75)

Introduction et contexte: Le Département Management de Projet et Expertises (MPE) est l’un des 6 départements composant la Direction des Infrastructures (INFRA).

La direction INFRA pilote les projets d’extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien : prolongement de lignes de tramway, réaménagement de pôles d’échanges, création de lignes de bus en site et de tram-train, …
Au sein de la direction INFRA, le département MPE intervient en appui aux 3 équipes opérationnelles, dans la conduite des projets d’infrastructures dans les composantes environnementales, urbanistiques, techniques, sécuritaires, financières et juridiques. Il anime et formalise, au sein de la direction, les démarches de capitalisation et d’homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d’ouvrage.

Ses missions consistent plus particulièrement à :
Expertises techniques et juridiques :
• Assurer l’expertise et le support technique des projets de développement du réseau de transports en commun francilien pour les thématiques suivantes : géotechnique, génie civil, environnement ;
• Assurer la gestion des procédures réglementaires de sécurité des transports guidés (STPG) ;
• Assurer la gestion des procédures réglementaires en urbanisme et en environnement ;
• Assurer la sécurité juridique des procédures nécessaires à la bonne réalisation des projets ;
Gestion de l’activité financière de la direction des Infrastructures :
• Assurer le suivi et l’élaboration et suivi administratif des conventions de financement des projets de la direction,
• Assurer le suivi des commandes, des factures et de l’exécution financière relatif aux projets de la direction en lien avec le département finance et contrôle de gestion,
• Coordonner l’élaboration et le suivi de la réalisation du budget de la direction, en lien avec le département finance et contrôle de gestion,

Management de projet :
• Assurer le suivi général de la programmation des projets (CPER), de leur avancement et de leur instruction ;
• Piloter le reporting des projets auprès de la direction générale ;
• Animer et formaliser une démarche de capitalisation et d’homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d’ouvrage.

Le département est composé d’une équipe de 15 agents coordonnée par un chef de département et son adjoint.

Contexte du stage :
Pour la réalisation des études et des travaux des projets d’infrastructures de développement du réseau de transports francilien, Ile-de-France Mobilités intervient en qualité d’autorité organisatrice, et veille à ce titre au respect des programmes, plannings et coûts déployés par les maîtres d’ouvrage des projets (SNCF, RATP, collectivités…).
Pour certains projets (environ une dizaine), Ile-de-France Mobilités intervient également en qualité de maître d’ouvrage et assure ainsi la conception et la réalisation des projets (projets de tramway, de tram-train, de liaison par câble, de dépôts bus).
Au sein d’Ile-de-France Mobilités, la Direction des Infrastructures pilote ces projets d’extension du réseau.

Le département Management de Projet et Expertises de la Direction des Infrastructures est chargé du reporting des projets. Il pilote la définition des grands principes de classement numérique des documents de la Direction des Infrastructures.

Le volume des documents traités par la Direction des Infrastructures est très important car les projets pilotés se déploient sur des temporalités longues (10 ans environ entre les études de faisabilité et la mise en service d’un projet d’infrastructure).

Les documents sont stockés sur une GED de l’environnement Sharepoint depuis janvier 2019.

Missions: L’objet du stage est d’apporter un appui à la constitution de bibliothèques numériques pour le département Management de Projet et Expertises et pour la Direction des Infrastructures, de sorte à fiabiliser le stockage numérique des documents.

Le-la stagiaire aura pour mission de définir, pour les activités pilotées par le département Management de Projet et Expertises et présentées ci-avant, une arborescence de classement par thématique et d’en assurer le déploiement : bibliothèques pour les expertises techniques et juridiques, bibliothèque pour l’activité financière, bibliothèque pour la capitalisation des connaissances, …

Chaque bibliothèque sera mise en œuvre en lien avec le(s) collaborateur(s) en charge de la thématique.

Le-la stagiaire apportera également un appui à la mise à jour de la bibliothèque numérique commune à l’ensemble de la Direction des Infrastructures.

Le-la stagiaire sera rattaché(e) au chef de département adjoint INFRA-MPE et sera amené à collaborer avec l’ensemble des agents du département et de la Direction des Infrastructures.

Profil recherché:

• Niveau d’études : Licence (Bac+3), Master 1

• Cursus suivi : sciences de l’information, documentation, gestion informatique, cursus généraliste

• Connaissances recherchées :
– Techniques de recueil et traitement de l’information,
– Rédaction de notes et notices explicatives
– Capacité à élaborer des documents de synthèse
– Maîtrise des outils GED type Sharepoint
– Maîtrise des outils bureautiques Office (Word, Excel, PPT),
– Appétence pour l’environnement informatique

• Qualités recherchées :
– Être rigoureux,
– Être organisé,
– Être autonome,
– Mettre en œuvre une règle, une norme et une procédure,
– Avoir l’esprit d’initiative,
– Communiquer à l’oral et à l’écrit,
– Travailler en équipe.

Écoles/cursus identifiés : formations universitaires de sciences de l’information, de documentation, de gestion informatique, formations généralistes (sciences po, écoles de commerce ou d’ingénieur).

Modalités de recrutement: un entretien par le chargé de développement RH et le tuteur du stage.

Contacts pour candidater:
Adresser CV et lettre de motivation à l’attention du Directeur Général sous la référence ST1852019 via l’URL de candidature https://www.recrutement.iledefrance-mobilites.fr/emplois/etudes-fr/543-appui-a-la-constitution-de-bibliotheques-metiers-h-f-fr/ ou par courrier (Ile-de-France Mobilités 41, rue de Châteaudun 75009 PARIS).

Type de contrat: Stage

Offre d'emploi publiée sur Biblioemplois

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