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Papeterie en entreprise : comment faire des économies ?

05/09/2018 Actualités Culture

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Papeterie en entreprise : comment faire des économies ?

La papeterie d’entreprise représente un poste notoirement conséquent, dans le budget d’une entreprise. Certes, par rapport à d’autres dépenses, il s’agit d’une charge secondaire. Cependant, certains responsables achats estiment que les dépenses passées en papiers-trombones-cahiers et autres agrafeuses peuvent représenter jusqu’à 10% du budget d’une entreprise !
Une charge qui peut être drastiquement réduite, sans modifier la qualité de votre matériel, avec quelques astuces, qui vous permettront de consacrer votre budget à d’autres priorités.

Choisissez votre fournisseur

Il peut être utile de prendre le temps de faire un benchmark approfondi, et de comparer attentivement les différents fournisseurs de papeterie.
Pourquoi ne pas faire un tableau d’analyse en comparant certains produits type que vous retrouverez sur tous les sites, en favorisant bien sûr ceux qu’utilisent régulièrement vos équipes (un cahier de telle marque, une ramette de papier …)

Cela vous permettra de vous faire une rapide idée des prix du marché et d’aller droit vers le fournisseur de papeterie le plus intéressant.

A cet exercice, à la rubrique papeterie, les services achat s’accordent à dire que le fournisseur JPG tire son épingle du jeu et se distingue des autres prestataires.

A vous de vérifier et de vous faire votre opinion !

Une astuce : mettez vous en contact avec un des commerciaux de votre fournisseur, et étudiez ensemble à partir de quel volume de commande vous pouvez commencer à négocier une réduction.

 Sensibilisez vos salariés

A l’heure où nous sommes tous invités à faire un geste pour l’environnement, réduire sa consommation de papier en entreprise, et plus globalement de papeterie, est un acte civique au même titre qu’une façon de réduire les coûts.
A vous de sensibiliser vos salariés et de les amener en douceur vers une logique d’économie : proposez un gros plein de papeterie à une fréquence donnée, en expliquant qu’il n’y aura pas de réassort entre les différentes listes au Père Noël.

La chasse à la surconsommation est déclarée et vos salariés se prendront vite au jeu si les enjeux leur sont clairement exprimés !

Pour aller au plus simple, faites tourner un document partagé en format excel, sur lequel les salariés indiqueront leurs souhaits au fur et à mesure, et qui servira de base pour la liste de commande.

Vous éviterez ainsi quelques abus récurrents et assez classiques, comme ce salarié qui confond papeterie d’entreprise et fournitures scolaires pour son petit dernier (la rentrée scolaire est une période où les commandes de papeterie augmentent sensiblement !) ; ou cet autre qui profite de l’imprimante d’entreprise pour imprimer ses deux-cents faire-part de mariage (véridique !)

Dans le même esprit, pensez mutualisation du matériel : est-il vraiment indispensable que chacun ait son agrafeuse, sa paire de ciseaux et sa calculette ? Certains éléments de papeterie peuvent être utilisés par l’ensemble du service sans que cela ne gêne l’activité.

Chassez les abus d’impression

Dans la même logique économie-écologie des entreprises, certains reflexes devraient être intégrés par tous pour réduire la consommation de papier en entreprise. On note une évolution des mentalités sur le sujet, les salariés ont clairement gagné en civisme ces dernières années : Ainsi, le reflexe est généralement pris de n’imprimer que les documents indispensables,

les impressions recto-verso sont maintenant la norme, les impressions en noir et blanc sont en général privilégiées par rapport aux impressions couleur … mais vos salariés pensent ils à imprimer en qualité brouillon quand une qualité d’impression optimale n’est pas indispensable ?

Ont-ils le réflexe de réduire la taille de caractères de leurs textes quand cela leur est possible ?

Bien évidemment, une logique de zéro-papier est un objectif qu’il faut chercher à atteindre : à vous d’inciter chacun à numériser au maximum !

Et pour aller plus loin dans cette politique de réduction des coûts, consultez ce site astucieux !



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