Description du poste :
En collaboration avec les associé-e-s, vous assurez la logistique administrative ainsi que le secrétariat administratif au sein de l’entreprise. Vous faites l’interface entre tous les interlocuteurs internes & externes.
Votre mission de secrétariat s’articule autour de trois activités principales :
1. Assurer le suivi des opérations courantes :
– transmettre au comptable et au gestionnaire les éléments comptables à échéances fixes ;
– traiter les opérations courantes (achats et ventes, suivi des recettes) ;
– suivre les factures clients / fournisseurs ;
– vérifier les opérations de trésorerie.
2. organiser et classer :
– analyser et transmettre des documents et informations utiles ;
– suivre l’activité de l’entreprise et veiller au respect de ses principales échéances ;
– collecter, trier et archiver des documents ou des informations (courrier, messages électroniques etc.).
3. Accueillir et communiquer :
– tenir une permanence de 1 ou 2 jours par semaine dans nos bureaux d’Orléans ;
– renseigner un client, un fournisseur ou un collaborateur ;
– le cas échéant, accueillir les clients et/ou collaborateurs dans notre salle de montage ;
– lister et suivre le matériel en location ;
– envoyer et assurer le suivi des copies des films du catalogue (festivals, salles, etc.).
Profil recherché :
Vous êtes à la recherche d’un CDD à mi-temps (horaires à déterminer lors de l’entretien) de 12 à 18 mois en secrétariat au sein d’une société de production.
Vous êtes reconnu(e) pour votre réactivité, votre sens de l’organisation et votre rigueur.
Une première expérience similaire dans le secteur est un plus, mais n’est pas exigée.
Un premier trimestre de formation aux outils et usages de l’entreprise est prévu.
Savoir-faire :
– maîtriser les outils bureautiques courants ;
– être capable d’assurer un accueil téléphonique et un suivi de courrier de qualité et d’apporter une réponse rapide et adaptée à la demande, en utilisant les outils adéquats : agendas, documentation d’entreprise, répertoire interne et externe, fichiers… ;
– savoir rédiger un courrier adapté à la demande, en respectant les règles d’usage ;
– savoir effectuer des opérations comptables simples en utilisant les interfaces adaptées ;
– être capable de respecter des procédures administratives ;
– savoir planifier le déroulement de ses activités.
Savoir-être :
– faire preuve d’une capacité d’adaptation, de rigueur organisationnelle, de fiabilité et d’une aptitude à rendre compte des avancées de son travail ;
– faire preuve d’une qualité d’accueil ;
– faire parvenir les documents aux bons destinataires dans les délais impartis ;
– savoir s’adapter aux procédures internes ;
– respecter le principe de confidentialité.
Savoir :
– s’intéresser et/ou connaître le fonctionnement et les spécificités du secteur audiovisuel ;
– connaissance basique des grandes règles de comptabilité.
Date de prise de fonction
Octobre 2023.
Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) avant la mi-août.
Les entretiens auront lieu fin août/début septembre.
Moyens mis à disposition
• Ordinateur de travail
• Agenda avec échéances
• Temps de formation aux outils internes
• Accès aux outils logiciels et en ligne
• Temps de bilan et d’échanges réguliers avec les associés
Lieu
Notre siège est à Orléans et le CDD sera exécuté majoritairement dans nos bureaux orléanais.
Des déplacements ponctuels dans nos bureaux de Montreuil seront nécessaires.
Informations complémentaires / renseignements :
CDD de 12 à 18 mois à pourvoir dès le 1er octobre 2023.
Possibilité d’évolution en CDI.
Localisation majoritaire : Orléans.
Triptyque Films s’engage en faveur de la diversité.
Toutes nos offres d’emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.